円滑なコミュニケーションで働きやすい職場をつくる「WEL-KIDS」

こんにちは、ICTキッズ編集部です。普段あまりパソコンを使わない保育士の皆さんにとって、「ICTシステムは便利らしいけれど、少々ハードルが高い」というイメージがあるかもしれません。いろいろな機能があっても、使い方が難しくて1つの作業に何分も時間を取られてしまうようでは、かえって効率が悪くなってしまいます。

システムの選定にあたっては、実際に使っている人の声がとても参考になります。また、導入実績も目安の1つになると思います。ということで、今回は東京・町田市のすべての公立保育園に導入されている「WEL-KIDS(ウェルキッズ)」についてご紹介します。このシステムを導入した施設は既に200を超えています。そのうち6割は他の園からの紹介ということで、利用者の満足度の高さがうかがえます。

「WEL-KIDS」とは

ニューアーチデザイニング株式会社が提供する「WEL-KIDS」は、保育分野に特化したクラウド型の業務支援システムです。経済産業省のIT導入補助金として「IT導入支援事業者」および「ITツール」にも採択されています。指導計画や保育日誌の管理もさることながら、コミュニケーション支援や業務のみえる化への貢献が満足度の高さにつながっているようです。

WEL-KIDSで保護者との関係も良好に

トラブルの原因となりやすい事柄の多くは、コミュニケーション不足によって引き起こされます。しかし、保育園のスタッフや保護者一人ひとりとじっくり話をする十分な時間が、忙しい保育士にあるものでしょうか。

例えば保護者とのトラブルにありがちな延長保育料の問題。これは登降園記録をシステムに移行して、情報の共有度を高めることで回避できる可能性があります。それではコミュニケーションをサポートする「WEL-KIDS」の機能を見ていきましょう。

登降園記録

登降園の際には、保護者にタブレットをタッチしてもらうだけで時刻を記録します。保護者自身がタッチするので、保育時間に関するトラブルも回避しやすくなります。記録されたデータは出欠簿や保育料金の計算に活用され、転記の手間も省けます。

お休み・遅刻申請

登園が集中する朝の時間帯は、遅刻やお休みの連絡で電話も殺到しがちです。電話がなかなか繋がらないと、保護者のストレスも倍増してしまいますし、電話の応対に手間取ると他の業務に支障が出てしまいます。

「WEL-KIDS」を使えば保護者は専用サイトからお休みなどの連絡ができます。保護者からいただいた出欠連絡は出欠簿と連動するので、改めてシステムに入力する手間もありません。

延長保育料計算

「WEL-KIDS」には、標準時間や短時間の情報をもとに、延長保育の料金を自動で計算して請求書を作成できる機能があります。園児ごとに設定料金も利用時間も異なる保育料の計算が自動化されるだけで、ヒューマンエラーも減り、事務処理の負荷がかなり軽減されるのではないでしょうか。

園の様子

保護者用のWebサイトでブログが公開できるのも、「WEL-KIDS」の魅力的な機能の1つです。日々の園児たちの様子や給食の献立を写真付きで公開すれば、保護者の安心感も強まることでしょう。ブログをきっかけに今までとは違ったコミュニケーションが生まれる可能性もあり、是非活用したい機能です。

ただし、特定の園児ばかりが写真に写っていたりすると、保護者の不満に発展しかねません。スタッフ全員でブログを書いたりお互いにチェックをするなど、公平性を保てるような心がけが必要かもしれません。

掲示板機能

職員同士のコミュニケーションをサポートする掲示板には、職員同士でメッセージのやり取りができ、既読の確認も可能です。保護者からの相談やシフト変更の連絡など、情報の共有をすることで業務が見える化されます。

園の運営に役立つ機能も充実

大切な子どもを預かる保育園の運営においては、保育だけでなくスタッフの管理や行政への報告など、一般企業に比べると特殊で難易度の高い業務がたくさんありますよね。「WEL-KIDS」には管理業務をサポートする機能が取りそろえられているので、上手に活用することで日々の業務負荷を軽減し、保育に集中できる環境を作ることができます。

シフト作成・勤怠管理

保育園は朝早くから夜遅くまで子どもを預かり、時間帯によって保育人数が異なるので、バランス良く人が配置できるシフトを組むことが重要です。「WEL-KIDS」にはシフトの自動作成機能があるので、ベースとなるシフトをシステムに作成させ、微調整を人の手で行うといった運用が可能です。

勤怠の管理も「WEL-KIDS」ででき、出勤しているスタッフが1画面で確認できるのも便利です。シフト作成や勤怠管理の手間を少しでも省くことは管理職のストレスの軽減につながり、より良い職場環境づくりに着手する余裕も生まれると思います。

集計機能

指導計画や保育日誌の管理はもちろん、ヒヤリハットの共有や事務日誌など、園の業務を管理できる「WEL-KIDS」には、自治体書類の作成に必要な集計機能も備わっています。システム上の記録の閲覧だけで監査を終えている事例もあり、監査の準備で残業が続くような事も回避できます。

安心のセキュリティとサポート体制

個人情報の保護は保育園においても非常にセンシティブな問題です。「WEL-KIDS」は予め登録済みのパソコン以外からの閲覧をブロックでき、個別IDとパスワードによる閲覧制限や操作ログ情報の取得・管理ができるようになっており、大切な情報をしっかり守ります。

システムに不具合が発生したり操作方法がわからなかったりしても、「WEL-KIDS」ならメールや電話のサポート体制が整っているので安心です。指示通りに操作してもうまくいかない場合でも、パソコンの遠隔操作で対応してもらえます。また現場の状況にあわせた活用方法の提案なども受けられるので、パソコンに不慣れなスタッフばかりでも安心です。

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まとめ

ニューアーチデザイニングは、保育園写真販売をサポートする「WEL-KIDS PHOTO」や、子育てを楽しむお父さん向けのWebサービス「daddly」などの運営もしています。地方自治体の保健・介護分野のシステム開発をしている日本コンピューター株式会社を親会社としており、導入実績などを見ても信頼できそうだとは思いませんか?システムの機能もさることながら、信頼できる会社を選ぶことができれば、保育園の飛躍的な発展が見込めるのではないでしょうか。

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