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【徹底比較】保育園の勤怠管理を効率化!ICTシステムなら管理もシフト作成も簡単?

【徹底比較】保育園の勤怠管理システムならコレ!シフト作成や勤怠管理に便利なオススメICTシステム紹介!

保育士の労働時間や残業に関する管理は、保育士の残業時間や負担を把握し改善するために必要な項目です。保育士の労働時間や残業時間の負担を減らすことで、離職率や人材不足の問題を解決する糸口になるでしょう。

ただし、保育園の時間は早朝から延長保育までという点を踏まえると半日以上もの間で職員や保育士が必要になります。働く保育士や職員の希望シフトにも偏りがあったり、バランスの取れたシフト作成・管理をすること自体にも手を焼いているのではないでしょうか。

そこで活用したいのがICTシステムの機能のひとつである「勤怠管理」。今回はこの勤怠管理二冠っする問題や、解決に導くICTシステムの勤怠管理機能についてご紹介していきます。

保育士のシフト管理

保育士の勤務体系は複雑で、早朝保育を担当する場合は「早番」、通常保育が「中番」、延長保育を担当する場合は「遅番」というように、大別しただけでも3つのシフト体制で構成されています。
登園のタイミングや夕方以降のお迎え時のピーク時間なども忙しくなるので、厚めのシフト体制にする必要があります。
基本的には朝から夕方までといった「中番」の人員配置を中心に人員配置を行い、前後となる「早番」と「遅番」で調整するのが一般的かもしれません。保育園によってシフト管理や人員配置の判断は異なるため、細かい勤務パターンを作っている場合もあるでしょう。

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保育園でのシフト作成は難しい

保育園では預かる子供の人数によって配置すべき保育士の数も変動するため、人数によって対応しなければならない点は保育士のシフトを作成する上で一番難しい点と言えるでしょう。勤怠管理の担当者の判断でシフトを作成できるという訳ではなく、こうした厳格な基準を満たしている必要があるのです。雇用契約している保育士の数も限られているため、工夫した上で配置する必要があり、なおかつ保育士の休日も確保しなければなりません。

また、保育園では季節毎や月ごとに行事を開催することが一般的て、土日に行われることが多いです。その行事にはいつも以上に出勤する職員が必要になるでしょう。

また、子どもの状況によって休憩時間が変更になったり、感染症の流行により職員に欠勤が多く出た場合など、再度シフトの見直しや管理が必要になるのです。

正社員とパートが混在

保育園には、有資格者である正社員やパート、保育士資格がなくても働くことのできる保育補助として働く職員がいます。場合によっては派遣社員や契約社員もいる場合もあるでしょう。

こうした雇用形態の違いによってもシフトの管理が大変で、勤怠管理の担当者はそれぞれに配慮したシフトにしなければならないという心理的負担もあるはずです。

残業時間が把握できない

保育士は、子どもの状況や体調等によって思わぬ人手が必要になったり、休憩時間が取りにくい場合もあるなど、現場の状況によるとこも大きいです。そのため、勤務時間を超えた分の残業時間を一人一人把握するのは難しいでしょう。

とはいえ、残業時間が多すぎる場合は改善していく必要があるため、保育士の労働時間や残業時間を把握・管理することは必要なことなのです。

勤務形態がバラバラ

子どもたちの登降園時間や、早朝・延長保育に対応した勤務体系で構成しなければならないため、バラバラの勤務時間でシフトを作成しなければなりません。それぞれ専任で担当できるほどの人材を確保できているなら良いですが、保育士不足の昨今ではそれも厳しいでしょう。
このように保育士の勤務時間の管理やシフトの作成に関しては、他の職種と比較しても複雑でありながら厳格な条件もあるため、非常に難しいのです。

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勤怠管理のICTシステムを導入するメリット

保育園にICTシステムを導入することで、様々な業務が効率化され、保育士負担も減るという点は本サイトでも様々な角度からお伝えしています。特にその中でも必要な機能として「勤怠管理」の機能について注目してみましょう。

勤務形態の違う保育士の打刻データを自動で集計

保育士や保育補助、職員などの勤務時間や残業時間を正確に把握することができます。事前に雇用形態システムに登録しておくと、データを集計する際に便利でしょう。システムの中で効率良く勤怠管理ができるため、それぞれの労働時間や残業時間を把握するのにも便利です。

保育士の希望を反映した上でシフト自動作成

保育士や職員のシフト作成において、飛躍的に効率化されるのがこのシフト作成。あらかじめ設定した条件やルールを踏まえた上で、保育士やパートなどが提出する希望シフトを反映して作成してくれるのです。
保育園ごとに条件やルールは異なるため、個別に設定した上で、極力職員の希望に沿った形でシフトを自動作成してくれるため、これまでシフト作成に頭を悩ませていた時間を削減できるでしょう。
しかもシステム上でそれぞれシフトを確認できるようになるため、便利で周知もしやすいはずです。

給与システムとの連携が可能

雇用契約や役職、各種手当、早朝・延長・休日出勤などに対しても手当てがつく場合、全て手動で計算するのは大変な時間と労力を要します。また人為的ミスも発生しかねません。
ICTシステムに搭載されている勤怠管理機能を使えば、給与計算ソフトとの連携で驚くほど簡単で正確に行うことができるでしょう。

労働時間の把握

保育士のオーバーワークが問題になっていることにも勤怠管理機能が役立ちます。
一人一人の労働時間や残業時間を簡単に確認できるようになるため、問題に対する対策を取ることができたり、正確な残業代を支払うことができるはずです。
また、残業時間が特定の保育士に集中してしまうというようなことも、きちんとこの勤怠管理を活用していれば、防ぐことができるかもしれません。

時間のかかるシフト作成や、勤怠管理を効率化するだけでも保育に力を注げる環境になるはずです。本サイトでは、保育士の業務軽減など課題解決のため保育ICTシステム導入を徹底サポートいたします。

保育士の方からの園長先生や運営責任者に説明してほしいといったお問い合わせはもちろん、園長先生や運営責任者からの導入による費用対効果の説明依頼や補助金を利用した導入など、ICTシステム導入のことならおまかせください!
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保育園の勤怠・シフト管理ができるICTシステム

では数ある保育ICTシステムの中から、勤怠管理やシフト作成機能のあるオススメのICTシステムをご紹介します。

CoDMON(コドモン)

保育ICTシステムのなかで最も人気のあるサービスといっても過言ではないのが「コドモン」。
コドモンでは、職員の勤怠、シフト作成に関する機能がを備えています。事前にシフトバターンの設定、子どもの人数に対して必要な保育士の人員配置を踏まえた上で自動集計。また、過去のシフトパターンからシフトを作成することも可能です。
職員毎のデータに対応して、公平なシフトや残業時間の管理、休暇等もこのシステムで登録できるでしょう。

KIDSNAコネクト

キズナコネクトでも勤怠管理機能が装備されています。
労務管理として、ICカードによる出退勤の打刻、出勤状況や時間の管理も行えます。もちろん労働時間や残業時間の計算も自動集計できるので便利で使いやすい機能でしょう。
シフト管理に関しても、登園する園児数に配慮したバランスの良いシフトを自動作成。職員間で共有できるのも便利で使いやすい機能として重宝されるでしょう。

園支援システム+バスキャッチ

園の事務作業や送迎バスに関する運行管理システムを揃えたサービス。
バスキャッチでも、職員の勤怠管理に関する機能を備えています。職員のシフト管理だけでなく、iPadを使った打刻システム、ICカードによる打刻も可能です。残業代も正確に計算してくれるので
便利な機能として使うことができるでしょう。

チャイルドケアシステム(Child Care System+Pro)

約40種類もの機能を搭載して、充実したサービスを提供してくれるチャイルドケアシステム。もちろんシフト作成や出退勤管理もカバーしています。
子どもの人数に対応して必要とされる保育士の配置、15分単位で細かい勤務時間を設定できるため、その日の引き継ぎなどにおいても配慮したシフトを作成できるでしょう。出退勤の時間だけでなく休憩や中抜け時も計算の対象として、自動集計してくれるので、出勤時間の集計も簡単かつ正確に行えるでしょう。

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まとめ

今回はICTシステムの中でも特に必要とされている勤怠管理やシフト管理に関する機能に注目してご紹介しました。
人気のサービスにも勤怠管理に関する機能を搭載しているサービスは多いため、それぞれどのような違いがあるのかチェックしてみてもいいかもしれません。
保育士の負担や人材不足を解消するためにも、積極的に活用していきたい機能なので、ぜひ注目してみてくださいね!

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