桜システムを導入した【摂津峡認定こども園】の声

こんにちは、ICTキッズ編集部です。今回取材に伺ったのは、豊かな自然に囲まれた高槻市の「摂津峡認定こども園」です。2013年の開園当初からシステムを導入され、現在も様々な機能を使用されています。とてもアットホームな雰囲気の中で、大谷園長と事務を担当されている酒井さん、石田さんのお二人にお話を伺いました。

最初の1年は四苦八苦

――まずは園長先生に伺います。システムを導入されたキッカケを教えて頂けますか?

系列の園が増えるなど規模が大きくなってきたこともあり、全体的に業務の効率化を進めて、経営情報の正確な把握と、これからの計画をしっかりと立てていくのに、システムの導入が必要だと考えました。合わせて職員の負担軽減と保護者の方の利便性向上も達成できればという思いもありました。

――桜システムを選ばれたのは、どういった理由からですか?

園児と保育の管理がどちらもし易い点に惹かれました。今はもっと進化して、アプリ形式だったり、色々な機能を足してカスタマイズが自由にできたりするシステムもありますが、導入を始めた平成24年度の終わり頃の時点で、一番理想に近かったのが桜システムでした。

――では実際に使われている様子は、事務ご担当のお二人に伺っていきます。現在はどんな機能を使われていますか?

登降園と請求関係、園児台帳と、緊急時やお泊まり保育での様子を伝えるために、一斉メールを使っています。月案や週案は園独自のフォーマットがあるので桜システムでは使っていません。

――教室でもパソコンを使われていますか?

はい、各クラスに1台ずつと給食室でも使っています。あとは事務所にも5台あります。

――平成25年の開園と同時にシステムを導入されましたが、どんな点で苦労されましたか?

今まで職場でパソコンを使うことが一切なかったので、パソコン自体に馴染みがありませんでした。職員の何名かはパソコンを立ち上げた事すらなく、教わりながら慣れるものの、現場の仕事もしつつ、パソコンにも慣れないといけない状況は苦労があったと思います。1年間は四苦八苦でしたね。

園全体が連携して園児台帳を作成

――園児台帳は主に誰が入力されていますか

名前や住所などの基本事項は全て事務所で入力します。クラス担任が打ち込むのは毎月測る身長・体重と、原簿に書かれている要望やクラスの子供たちの様子などです。年度末になると給食担当が身長の伸びや栄養面についてまとめています。

――園児台帳は便利ですか?

便利です。初年度は全員分のデータを入力しないといけないので大変だったと思いますが、それ以降は入園される数名分を登録すればいいわけですからね。管理もしやすいです。これが月案や週案とリンクするともっと便利なんですが。フォーマットが違うので出来ないんです。

延長保育の線引きよりもコミュニケーションを大切に

――誰が何時にお迎えに来られるかは、登園時にタッチパネルで入力できるんですよね?

そうです。タッチパネルで入力してもらったものを、午前中に教室のパソコンでチェックして、連絡ボードにお迎えの時間と誰が来られるかを書き写しています。ですので、もし違う方がお迎えに来られた場合は、失礼ですが親御さんに確認を取らせてもらっています。

――保護者の方の反応はいかがですか?

入園前の見学に来られた時には必ず、登降園と請求関係の管理はタッチパネルでさせてもらっていると案内しているので、違和感なく利用されていますね。

――降園時のタッチパネルはどのタイミングで押されていますか?

入って来られる時ですね。駐車場が広くて急かすこともないのですが、お子さんと一緒に帰られるまでの、保護者の方とのコミュニケーションも大事にしたいと思っているので。確かにタッチパネルを押してから、すごく長居される場合もあります(笑)。でもコミュニケーションがないと保護者の方との信頼関係もなかなか出来ないので、今の状態が良いのかなと思いますね。

ドキュメンテーションを紙以外でも届けたい

――ドキュメンテーションを作られているそうですね?

Wordを使って、各クラスの担任が日々の活動などをまとめています。システムによっては、決まった様式に当てはめるだけでいいドキュメンテーションもありますよね。でも最初に楽をしてしまわないように白紙の状態から作っています。それを毎日紙で出して教室の入り口に掲示しているのと、PDFにしてホームページでも閲覧できるようにしています。

――教室にドキュメンテーションがあれば、保護者の方との会話も弾みそうですね。

先生との会話もそうですし、親子で「今日こんなことをしたんだね」と話もされています。ドキュメンテーションを作り出したのは今年からですが、コミュニケーションのキッカケとしてすごく大きな役割を果たしています。その代わり担任は苦労しています(笑)。パソコンに不慣れな先生もいますし、お昼寝の時間ぐらいでしか作れないので大変そうです。

――ドキュメンテーションをPDFにされるのは、どなたですか?

事務がPDFにしてホームページに掲載するのですが、それがすごく手間で。本当は毎日載せていきたいんです。お迎えに来られなかったお母さんたちにも、その日に起こったことをその日の内に見てもらうのが一番良いのですが、ドキュメンテーションの仕上がりがクラスによってバラバラなのと、夕方のお迎えが始まってしまうと事務もバタバタするので、月に一回まとめてでしか掲載できていない状態です。

――PDFをホームページに載せるようになって、閲覧数は変わりましたか?

ドキュメンテーションを載せだして、ホームページの訪問数が増えるのかなと思ったのですが、増えないんですよね。やっぱり子供たちの写真が載っているので、保護者の方も興味があるとは思うのですが、訪問数と比例していなくて。保護者の方も忙しいので、わざわざホームページでパスワードを入力してというのが手間なのかもしれないですね。

――保育支援システムを使って、直接ドキュメンテーションの内容を保護者の方に届けられたら良いと思われますか?

確かにパソコンから保護者の方へ直接情報が届くようにできたら、パッと見てもらえて良いですね。ただPDFでないとすると、安全面が不安です。簡単になればなるほど「個人情報は守れるのかな?」といった疑問が出てきます。

――保護者の方と双方向でコミュニケーションを取れるシステムもありますが、どう思われますか?

今は行事の申し込みなどを紙ベースで行っているのですが、別のシステム会社の方が説明に来られた時に、「そういった申し込みも全てネットで出来ますよ」と言われました。ただネット上だけのやり取りになってしまうと顔も見えないですし、もしかしたら簡単にすっぽかされるかもしれない。「そうなるのは怖いね」と職員の間では話していました。人対人のコミュニケーションが無くならないように、使い方をきちんと考えないといけないでしょうね。

保育支援システムのご相談はコンシェルジュへ

保育支援システムに求めるもの

――システムについて、職員の皆さんの評判はいかがですか?

「記入欄がもう少し広かったら使いやすいよね」とか、改善を希望する声は上がってきますね。その声を桜システムにも伝えるのですが、なかなか改善してもらえていない状況です。

――桜システムに期待されることはありますか?

月案と週案に園独自のフォーマットが使えるようになって、園児台帳などとリンクできたら、使う幅がすごく広がるんだろうなと思います。別のシステムだとスムーズにリンクしているという話も聞くので。

――保育支援システム全体に求めるものとして、登降園や会計、保育など全てがネットワークで繋がっているのが理想ですか?

それはもちろん連動したらいいですよね。保育関係は現場もありますし、事務作業も多いので、その辺りがもっと改善されれば職員も負担がなくなって、更に子供たちと向き合える時間が増えると思います。でも人に対してのコミュニケーションも無くさないように、うまくシステムを使っていく。付き合い方でしょうね。

――では最後に導入を検討されている園に向けて、園長先生からメッセージをお願いします。

きちっとした記録をつけて残すために、システムを入れるのはすごく大事なことです。みんながそれぞれアナログ方式で記録すると、様式もバラバラで、保管や劣化といった問題も出てきますが、システム化するとその部分が改善されます。保育の質を向上させるためにも、ぜひ導入するべきだと思っています。

【取材協力】摂津峡認定こども園

豊かな自然環境の中で、2013年に開園した認定こども園です。育つ環境としては最高の場所で、子どもたちが伸び伸びと過ごせるよう、職員は子どもたちとの関わりに、より多くの時間を割いています。そして園での様子を効果的に記録することで、子どもの最善の利益を図っていきたい。そのために全力で取り組んでいきます。

保育園情報

使用システム:桜システム
定員: 90名
開園時間:月曜~金曜日 7:00~19:00、土曜日 7:00~18:00
住所:高槻市南平台5丁目68-9
電話:072-697-2888
ホームページ:http://settsukyo.shojifukushikai.jp/

まとめ

最初は苦労されていたパソコンの業務も、今では日常の一部として使われています。ただ慣れてくるにつれて、システムに求めるものや期待するものも増えてきたそうです。5年間使われてきたからこそ、園のスタイルに合った理想のシステムが明確になったのだと思います。園が大切にされている顔を合わせてのコミュニケーションと、デジタルとのバランスを今後どのように取っていかれるのか。これからがとても楽しみです。

「てぃ先生」が解説します 保育業務の効率化!ICTシステムを体験しよう!イベント開催!