保育園運営を蓄積データで効率化!「桜システム」でPDCAサイクルを回そう

こんにちは、ICTキッズ編集部です。保育支援システムはタブレットなどを利用した安価なものが登場しています。でも「カスタマイズにも対応できるようなシステムの方が安心」とお考えの方も多いのではないでしょうか?今回は福祉関係のシステムに強い株式会社エステムが提供する「桜システム」をご紹介します。

桜システムとは

「桜システム」は保育士さんの日常業務支援に加え、園の状況を分析してよりよい園作りをサポートするために作られたソフトです。実際に保育園を訪問し、現場の声を集めながら開発されています。

従来型のインストール版に加えてクラウド版も登場し、ますます便利で使いやすくなっています。保育園向けだけでなく幼稚園向けのシステムや、業界初の認定こども園向け「保育園・幼稚園の混合システム」もあります。

認定こども園向けシステムは、保育指針と幼稚園教育要領の両方を踏まえた幼保一体型の計画書を作成できます。システムでデータを蓄積していけば、運動会で使用した曲をキーワードで検索したり、過去の指導計画ではどんな取り組みをしていたのかを確認するのも簡単です。

桜システムの気になる機能

園児台帳

園児一人ひとりのデータを記録するための園児台帳には顔写真を記録できたり、住所からGoogleマップを表示できたりと多機能です。生活記録や身体測定の記録はタブごとにまとめられていて、情報の入力や閲覧もしやすいデザインです。

園児台帳に登録した情報は1枚の紙に印刷できます。例えば身体測定データを出力し、成長記録として配ばれば、親御さんにも喜ばれます。

登降園管理

桜システムならタッチパネルで登降園管理ができます。タッチパネルの画面では、お迎えの予定時刻やお迎えに来る家族の登録も可能です。登録されたデータはリアルタイムでシステムに反映され、自動的に出席簿ができ上がります。

桜システムにはFelica対応のカードタッチ出欠機能もあります。普段使っている交通系電子マネーカードを遣い、保護者の手で出欠登録を行うので、記録ミスや認識相違によるトラブル回避にもつながります。

桜メール

保護者へのお知らせをメールで一斉送信できる桜メール機能。1人の園児に対して最大5つまでメールアドレスが登録できるので、緊急時には両親だけでなく同居のご家族へも送信するなど、臨機応変な対応が可能です。

送信予約機能があり、園児のお誕生日にバースディメールを送るといった使い方もできます。保護者とのコミュニケーションをさらに円滑にするツールとして活用可能です。

各種指導計画

年カリ・月案・週案などの指導計画書の作成は保育士さんの重要な業務の1つですが、計画書を作成して実行に移すところまではできても、その後の振り返りや改善策の作成までは手が回らないという園も多いのではないでしょうか。

桜システムは保育大学教授の協力のもと豊富な例文集を搭載し、短時間で保育指針に基づいた計画書を作成できるような工夫が凝らされています。個別支援計画などへの連携もできるので、負担なくPDCAサイクルを回すことができます。また計画書は様式サンプルにもとづいて印刷できるほか、園独自のスタイルでの出力も可能です。

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リスクマネジメント/相談・苦情管理

園内で発生した事故やトラブルについては、その経緯や対応の記録を残すことができます。また保護者からの相談や申し出の記録もつけられます。期間を指定し、園庭や教室内といった場所ごとのグラフ分析もできるので、保護者からの相談が増える時期などの把握もしやすくなるので、アクシデントの発生を未然に防ぐための対策も効果的に行うことができるようになります。

請求管理

事務処理に手間のかかる延長保育や一時預かりの料金の計算も、桜システムを使えば自動で集計されるので業務負担の軽減につながります。タッチパネルやICカードによる出欠管理データをもとに作成するので正確ですし、保護者からの苦情も発生しにくくなります。もちろん請求書も自動作成されるので、印刷するだけでOK!

職員の勤怠管理&シフト作成(オプション機能)

オプション機能を追加すれば、園児の出欠だけでなく職員の勤怠管理にもタッチパネルやICカードを利用することができます。1つのシステムで全てを管理できた方が、手間もコストも省けますよね。またシフト作成システムのオプションを追加すれば、先生方のシフトが各自治体の基準に合っているかどうかも確認しながら作成できます。

保護者向けアプリ「SAKURA message」(オプション機能)

保護者にスマホやタブレット用のアプリをダウンロードしてもらえば、メールアドレスを使用しなくても園からのお知らせを配信できます。保護者にはプッシュ通知で届き、園ではお知らせの閲覧状況も確認が可能です。

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充実のサポートで安心

導入の際にはSEが丁寧にサポートに入ってくれるので安心です。マウスの使い方からシステムの使い方まで丁寧に指導してもらえます。導入後も電話やFAX、メールなどによるカスタマーサポートのほか、ハードウエアの保守・メンテナンスもリモートサポートや訪問サポート で対応してもらえます。

まとめ

エステムはもともと社会福祉法人向けのシステムを開発していた会社です。高齢者介護や障がい福祉とともに保育園を運営している法人からの依頼によって、桜システムの開発が始まりました。一からシステム開発を行っている会社なので、それぞれの園の要望に沿ったきめ細かいカスタマイズも可能です。こんなことは無理だろう…とあきらめず、まずは相談してみてはいかがでしょうか。

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