保育ICTシステムとは？幼稚園・保育園のメリットは？ICT化でできることから導入まで徹底解説！

近年、事務作業を始めとした業務負担が原因で、保育士の離職率の高さが問題視されています。これらの問題を解消するため、国全体で保育士の業務を軽減していこうという対策が数多く推進されています。その一つが、保育ICTシステムの導入です。
保育ICTシステムを導入することで、業務の効率化を図っていき、入園希望者の減少を防止したり、保育士の離職率改善に繋げていくことが出来るのです。

今回は、ICTシステムの導入に興味はあるけれど、詳しくまだ分からない方に向けて、ICTシステムの基本的な機能や料金、メリットについて詳しく解説していきます。

保育ICTシステムとは

保育ICTシステムと一言で言っても、その機能はサービスによってさまざまです。その中でも、保育ICTシステムの基本ともいえる機能を7つご紹介します。

指導案作成

保育士業務の中でも時間がかかる仕事の一つである「指導案作成」。保育ICTシステムであれば、パソコンやタブレットを使って簡単に指導案計画が作成できます。過去のデータを参照したり、バリエーション豊富なテンプレートを使うことができるため、大幅に時間を短縮して指導案を作成することができます。
また手書きが必要なく端末管理のため、書類がかさばることなく、必要書類を探してたりする手間も省けます。

登降園管理

保育ICTシステムには、園児の登降園データを簡単に記録できる「登降園システム」が備わっているものが多くあります。記録方法は主に、タッチパネルやICカードなどを使い、登降園時に保護者が操作することで、その時間が自動で反映します。正確な時間反映により、保育料や延長保育料の計算もキチンと対応可能です。
登降園打刻データは、パソコンやタブレットで手軽に保育士が確認することができるほか、ワンタッチで済むため、朝の混雑を軽減することができます。

保護者連絡

保育園では、園や保育士と保護者のコミュニケーションは欠かせません。そのため保育ICTシステムには、保護者との連絡をスムーズに行う機能が搭載されています。出欠の連絡をアプリを使って簡単に連絡できたり、紙だとかさばったり目を通すのを忘れがちなお便りも、専用アプリやメールなどで一斉に届けたり、スマホのプッシュ通知でお知らせすることも可能です。プリントアウトが不要になるのでコスト削減に繋がるほか、入力も簡単なので、お知らせなどを作成する工数の削減にもつながります。

保育料自動計算

保育園へ通う家庭へ請求を行う保育料は、家庭によって変動するほか、延長保育の有無などにより細かく計算する必要があります。全部まとめて一律ではないので、家庭分ごとに時間を計算して算出しなくてはいけないため、非常に手間のかかる作業となっています。
保育ICTシステムを使うと、開園時間の設定や何時から延長保育となるのかを設定でき、登降園システムの打刻データを元にして保育料や延長保育料を、ICTシステムが自動で計算することが可能です。

バスGPS(バス位置管理)

保育ICTシステムでは、GPSを使ってバスの位置管理を把握し、今どこにいるのかどのぐらいで到着するかをお知らせする「バスGPS（バスの位置情報支援システム）」の機能があります。送迎バスにGPSを搭載し、保育園にあるタブレットやパソコンから、バスの位置情報を確認することが出来ます。また保護者側も、専用のアプリやWEBページから、送迎バスが今どこにいるのか確認することが出来るので、バスの運行状況に合わせて動くことができます。

シフト作成

保育園で働く保育士や職員のシフト作成も、ICTシステムを使って簡単に完了することが出来ます。保育士たちは、全員が同じシフト体制というわけではありません。早番・遅番が必要だったり、正社員と別にパートやアルバイトで短時間勤務の保育士などもいます。
保育ICTシステムでは、決まっているシフトパターンを登録しておけば、必要人員や希望休を加味したうえで自動的にシフトを作成します。作成したシフトは、データ出力もできるほか、出退勤データとも連携して残業管理にも利用可能です。

園児情報記録

一度に何人もの園児の世話をしていくには、子ども一人一人の特徴を把握しておかなくてはいけません。どんなアレルギーがあるのか、家庭環境はどうなのかなど、基本的な情報から細かい情報まで、書類に一つ一つ記入していくことも多いのではないでしょうか。しかも保管されている園児情報の載った書類を、必要な時に探そうとしても見つけるのは一苦労。
保育ICTシステムでは、園児の細かい情報を記録し、クラウド（インターネット）上に保管することができます。必要な情報は、管理画面から検索すればすぐに抽出可能。職人がみんな確認できることで、情報共有や引継ぎもスムーズに行えます。

このように、多くの機能を持つ保育ICTシステムも、その種類はさまざま。今どんなことに困っているのか、どういった機能を重視したいのか、用途に合わせてピッタリのシステムを探してみてください。

保育ICTシステム化で可能になること・メリット

では保育園がICTシステムを導入すると、どういったメリットに繋がるのでしょうか。ここでは、ICTシステムを導入する具体的な11個のメリットをご紹介します。

残業時間・印刷費用などのコスト削減

保育ICTシステムを導入すると、連絡帳や園だよりなどの書類や配布物が、専用のWEBページやアプリで確認できるようになるため、印刷の必要がなくなります。これにより、プリントアウトにかかる印刷代や用紙の費用をグッと抑えることが可能です。
日々の印刷代と考えるとピンと来なくても、年間費用で十数万～数十万円分削減可能となれば、大きなメリットといえるでしょう。

園児の登降園管理

保育園の朝は、登園してくる園児の対応や遅刻・欠席の連絡対応など、保育士さんが最もバタバタする時間帯です。保育ICTシステムの登降園管理機能があれば、保護者の手で登降園の履歴を残すため、誰が何時に登園したのかを都度確認する必要がありません。登降園打刻も、タッチパネルやICカードなど、誰でも簡単に操作できるため気軽に利用開始することが出来ます。
登降園時間はすべて自動的に記録され、延長保育料の計算などと連携すれば、正確な費用を算出することが出来ます。欠席などが発生した場合も、保護者がアプリやWEBから連絡を入れれば、リアルタイムで登降園記録に反映するので、管理工数も大幅に削減できます。

園児情報記録、管理(園児台帳、午睡チェック、アレルギー)

園児一人一人の細かい情報などは、手書きで残すとなると、いざという時に取り出せなかったりするため、情報共有が上手くできないという悩みを生みます。
その点、ICTシステムで園児の情報を記録すると、クラウド（インターネット）上に情報が蓄積されるため、必要な時に検索すればすぐに取り出すことができます。アレルギーを持っている子がいれば、そういった子だけを絞りこむことも可能です。
また近年注目されている、午睡時の死亡事故などを防ぐため、午睡チェック機能がついたICTシステムも登場しています。子どもたちを安心して見守るためにも、ICTシステムの導入は効果的です。

保育料計算・請求の効率化

保育ICTシステムを利用すると、園児ごとに異なる保育料や、延長保育料の計算を自動化することができます。登降園システムと連携することで、保護者に記録してもらったデータを保育料計算に活用することが可能です。
毎日の打刻で蓄積されたデータをもとに、園児一人ひとりの保育料や延長保育料を計算するため、正確な保育時間を反映するので、手計算による金額ミスも防止することが出来ます。自動計算した保育料は、直接保護者に請求依頼をかけたり、出納帳にして抽出できるものもあります。

本サイトでは、保育料請求の効率化ができるシステムのご紹介を無料で行っております。初期費用を抑えたい、月額利用料を抑えたい、操作が簡単なシステムが良いなどご希望に合わせて最適なシステムをご紹介いたしますので、ぜひ活用してくださいね。

欠席・延長保育などの連絡

たとえば、朝の忙しい時間に保護者からの欠席・遅刻の電話を受けて対応するのは大変ですよね。保育ICTシステムを使うと、メールやアプリから簡単に欠席や遅刻の連絡を入れることが出来ます。早朝や深夜でも受け付けられるため、至急連絡したいときに、すぐ連絡できるので安心です。保護者からの出欠連絡は自動的に出席簿に反映されるため、出欠確認も簡単です。

書類作成・配布(指導案作成、園だより作成・印刷・配布)の負担軽減

保育士業務をICT化すると、指導案や園だよりなどの書類も手間をかけずに作成することが出来ます。指導案や日誌などは、過去のデータを元に作成できたり、システムに搭載されたさまざまなパターンのテンプレートも活用できるので、イチから作成する必要がありません。テンプレートや文例を使うことで、書類作成時間の短縮や書き方の学習が出来るほか、一貫性のある指導案作成が可能となります。
また園だよりやお知らせの文書なども、ネットワーク上で展開することが出来るため、印刷や配布の負担を軽減することが出来ます。

WEB、システムを利用した写真販売

保育園では、年間で多くのイベントが開催されます。日常の園児の様子や、イベント時の様子などを撮影した写真は、保育士によって共有されたり、販売作業を行わなくてはいけません。膨大な数の写真をプリントアウトしたり、販売時のやり取り・管理など、その作業には多くの時間を要します。
ICTシステムの写真販売機能があれば、専用ページに撮影した写真をアップロードするだけです。アップされた写真は、空いた時間に保護者はゆっくり確認したうえで、注文することができます。またシステムによっては、代金の回収や写真の配布まで、すべて代行してくれるものもあるので、保育士の負担を一気に軽減してくれます。

園バス運行状況の把握

保育園や幼稚園では、園児たちを送り迎えして、園まで安全に届けてくれる送迎バスを利用しているところも多いはず。しかし交通事情などにより、時間通りに到着するというのは少ないです。バスの到着が遅れることで、保育士や保護者は子どもたちは大丈夫なのか、何かトラブルが起きてるんじゃないかと、不安に思ってしまいます。
バスの位置情報システムを使えば、バスが通る運行ルートを事前に設定できるほか、バスが今どこにいるのかという情報をリアルタイムで確認することが可能になります。リアルタイムで運行情報が確認できれば、保護者・保育士ともに安心して子どもを預けることができます。

職員の勤怠管理

保育士の退職理由の一つにも含まれる、保育士の労働時間問題。実際に業務時間内に仕事が終わらず、残業代ももらえないところが多いため、サービス残業となる保育士が非常に多いです。
保育士の労働時間、残業時間を把握するためには、勤怠管理システムがとても便利です。園児の登降園管理と同じように、タッチパネルやICカードを使って正確な時間を記録することができます。これによりシフト時間との比較や、日別・月別の労働時間も一目で確認できるので、正しい勤務時間が把握できます。

職員のシフト作成

保育園で働く保育士や職員の仕事は、園児の管理だけではありません。中でも職員のシフト作成は、最も時間が取られる業務の一つです。
保育園で働く保育士や職員たちは、全員が同じシフト体制というわけではありません。早番・遅番が必要だったり、正社員と別にパートやアルバイトで短時間勤務の保育士などもいます。一人一人の勤務形態と、時間帯ごとに最低限必要な人員などを加味して、シフトを作成することは、とても工数のかかる作業です。
保育ICTシステムでは、シフトパターンを登録しておけば、必要人員や希望休を加味したうえで自動的にシフトを作成します。作成したシフトは、データ出力もできるほか、出退勤データとも連携して残業管理にも利用可能です。

保護者への一斉メール・緊急連絡

これまで保護者へのお知らせは、電話連絡や文書での連絡しか方法がなかった方も、ICTシステムの連絡機能があれば、専用アプリやメールに一斉にお知らせを送信することが出来ます。さらにクラスごとや個別のお知らせであっても、もちろん配信できるので、電話がつながらずに連絡が取れなかったり、お知らせの紙を確認しなくて把握できなかったということも起こりません。
近年多発している自然災害時の緊急な休園連絡や注意喚起も、ICTシステムを通じて一斉配信が可能です。

保育ICTシステム導入にかかる費用

実際に保育ICTシステムを導入する際、一般的にどのぐらいの費用がかかるのでしょうか。

初期費用(導入費用、機材)

保育ICTシステムを導入する場合、多くのサービスで初期費用は無料となっています。既存のパソコンやタブレットを活用できるほか、システムといっても専用のアプリを無料でダウンロードして利用出来ます。
インターネット環境やパソコンなどの端末がない場合は、併せて購入しておく必要がありますが、基本的には多くのサービスが無料での導入が可能です。ただしバスのGPSサービスなどは、事前にGPSをバスに設置する必要があるため、導入時に初期費用として20,000円～40,000円前後発生しますのでご注意ください。

月額費用

保育ICTシステムの月額料金は、サービスや機能によって大きく変動します。ICTシステムの多くは、基本的な機能に対する月額料金として、およそ5,000円～20,000円ほど。さらにオプション機能を付ける場合は、追加で月額料金がかかってきたり、園に在籍する園児の数・規模によっても月額料金の基準が変わってきます。
まずはどんな機能が必要かを考え、基本機能で良いのか追加でオプションが必要かなど、考えたうえで検討すると良いでしょう。

保育ICTシステム導入費用を抑えるには

初期費用は無料で導入できるものが多い保育ICTシステムですが、そうは言っても端末費用など実際にはさまざまな経費が発生します。出来る事なら、少しでも導入にかかる費用は抑えたいですよね。
ここでは、保育ICTシステムを導入する際に費用を抑える方法を、3種類ご紹介します。

システム比較や選定をプロに相談し時間を節約

保育ICTシステムを導入しようと検討してはみるものの、いざ調べてみるとその種類は多く、どのサービスを選ぶと良いのか分からないという人も多いのではないでしょうか。
自身で調べてみてもよく分からないという方は、システムの比較や選定を行ってくれるプロに相談してみましょう。どういった機能を重視したいのか、予算はいくらぐらいなのかなど、園の希望や用途にあわせた保育ICTシステムを選定・紹介してもらうことが出来ます。

ICTキッズでは、保育ICTシステムの導入をプロが徹底サポートしています。「このぐらいの予算で導入できるICTシステムはないか」「最低限この機能はほしい」など、保育園の要望を機器ながら、ベストな保育ICTシステムを比較してご紹介します。
ICTシステムの導入や質問といったご相談は、無料で行っていますので、お気軽にお問い合わせください。

補助金や助成金を活用

現在、保育園がICTシステムを導入する際、国や地方自治体にてさまざまな補助金・助成金が設けられています。保育士の業務負担を軽減するため、国をあげてICTシステムの導入を推奨しています。
もしICTシステムの導入を検討しているけれど、初期費用の負担が心配な方は、まずは補助金が適用となるICTシステムから検討してみるのも良いでしょう。主要な保育ICTシステムであれば、ほとんどが補助金の対象サービスとなっているので、その中で必要な機能が備わっているかなどの条件にあったICTシステムを見つけると、費用も抑えながらピッタリの保育ICTシステムを選ぶことができます。

販売代理店から申し込む

保育ICTシステムは、メーカーだけでなく販売代理店も増えてきています。少しでも費用を抑えて導入したい場合、販売代理店経由で申し込むことで、お得に導入することができます。
販売代理店は、独自のキャンペーンや特典を付けていることがあるので、補助金も適用させながら、申込方法によってはキャッシュバックなどで実質の費用負担を軽減することが可能です。

システムに不慣でも大丈夫！？

保育園で働く方の中には「ICTシステム」と聞くと、自分に使いこなせるか分からないと身構えてしまう方も多いのではないでしょうか。しかし保育ICTシステムは、パソコンなどの機器に苦手な方でも、簡単に使いこなせるようなサービスも多くあります。
そこでシステムに慣れていない方向けの、ICTシステムを選ぶポイントを3つ解説していきます。

わかりやすく、操作しやすいシステムを選ぶ

パソコンなどに不慣れな方にとって、一番ネックといえるのがシステムの操作性だと思います。数ある保育ICTシステムの中から選ぶ際には、まずそのシステムの内容が「わかりやすい」か、さらに「操作しやすい」かを見極めて選ぶようにしましょう。ホームページなどを確認し、画面イメージなどを見ながら、自分でも操作できそうかどうかチェックして、システムを選んでみましょう。

デモや無料体験を活用しシステムを選ぶ

保育ICTシステムは、他の機器と違って家電量販店などでデモンストレーションが行われているものでもありません。しかし最近は、導入前の方へデモ機などを使ったセミナーや無料体験を行う企業も増えてきました。ホームページなどで画面イメージを見ているのと、実際に触るのでは大きく変わります。時間が許せば、こうしたデモや無料体験に参加してみたうえで、使いやすいと感じるシステムを選ぶ方法があります。

サポート体制がしっかりしたシステムを選ぶ

保育ICTシステムの導入後も不安があるという方は、サポート体制がしっかりしたシステムを選ぶことをおススメします。アプリなどで展開するシステムの場合、どうしてもサポート体制が弱いものも中にはあります。導入したはいいものの、使い方の不明点がホームページのQ&Aページでしか確認できないなど、そもそもパソコンに不慣れな方には親切ではないですよね。
しかし保育ICTシステムの中には、専任スタッフが常駐するコールセンターを設けているなど、サポート体制が充実したシステムも多く存在しますので、ぜひチェックしてみてください。

条件にあったシステムをあなたに代わって無料でお探しします

ここまでご紹介したポイントを、一つ一つ調べるのは一苦労ですよね。ICTキッズでは、保育ICTシステムに詳しい専門スタッフが、希望する条件にあったICTシステムをあなたの代わりに無料で探します。
抱えている不安や、求めるポイントを伝えていただき、最も適したICTシステムをご紹介していますので、まずはお気軽にご相談ください。もちろん、具体的なことが決まっていない段階でも良いですよ。

保育ICTシステム導入を園長や運営責任者に説明するには？

保育士業務の効率化は、保育の現場で働く保育士さんが一番望んでいることかと思います。しかし保育士の方では、導入するかどうかを決定する権限がないということがほとんど。
ICTキッズへお問い合わせいただく方の中には、保育士がICTシステムの導入してほしいと考えていても、保育園を運営している園長や責任者へ、どう説明していいかわからないという相談を受ける事があります。
そこでICTキッズでは、園長や責任者への説明に活用できる「システム比較資料」が簡単にダウンロードすることが出来ます。気になるシステムを選択して、資料ダウンロードを行えば、園長や責任者に資料を見せながら説明することが出来ます。またICTキッズの担当者が、上手く説明できない保育士さんに代わって説明することも可能です。

そもそも、なぜICTシステムの導入が必要なのか

1990年代以降、日本では共働き世帯が急激に増加してきました。女性の社会進出も活発化したこともあり、子どもを預ける保育園を必要とする家庭が増えたため、これまでの保育園数では足りなくなり、一気に待機児童問題が表面化しました。

保育園で預かることの出来る園児数と、園児に対して必要な保育士の数には規定があります。待機児童問題解消のため、たくさんの園児を受け入れられる保育園を建設したとしても、働く保育士の数が足りなければ、定員を大幅に下回る園児しか受け入れることが出来ません。にも関わらず、賃金の低さや業務量の負担増加、時間外労働といった問題によって、保育現場から離れていく保育士が増加しているのが現状です。

基本的な社会性や生活習慣を身につける時期に、限られた人員で保育の質を高めるためには、現状の保育士業務を少しでも軽減することが急務となっています。こうした背景から、政府や地方自治体では「保育所等におけるICT化推進補助金（東京福祉局）」や「園務改善のためのICT化支援（東京都生活文化局）」、「IT導入補助金（経済産業省）」といった、ICTシステム導入時の費用を支援する補助金も立ち上げ、保育施設のICT化を進めています。

ちなみに、ICTとIT。何がどう違う？

そもそも「ICT」と聞いて、ピンとくる方はどのぐらいいるでしょうか。頻繁に耳にする危害が増えたとはいえ、実際は「IT」といまいち区別がついていないという方も多いかと思います。
ICTとは、ITから発生した情報伝達技術という言葉を表す「Information and Communication Technology」を略したものです。パソコンやスマートフォンなど、コンピュータを使った情報処理や通信技術の総称を指します。単純に情報処理のことを意味するのではなく、ITに比べネットワークを使った情報共有など、コミュニケーションに重きを置いているのが特徴です。
一方で「IT」というのは、情報技術を意味する「Information Technology」の略語で、パソコンのハードウェアやアプリケーション、インターネットのような通信技術など、広い範囲を表します。日本では、2000年にIT基本法が制定された頃から、色々なところで「IT」という言葉が広まりました。

「ICT」「IT」のどちらも、基本的には同じ意味ですが、ハードウェアやインフラなどコンピュータ技術そのものを指す「IT」と、情報伝達を重視し、ネットワーク技術の活用方法などを指す「ICT」という形で、具体的に使い分けがされています。また各省庁によって、ITとICTどちらの言葉を使うかが異なっているなど、用途や目的によって変わります。

まとめ

今や、保育園を運営する園長や責任者となれば、「保育ICTシステム」を知らないと言えない時代になってきています。今後、ICTシステムの導入を少しでも考えているという方は、保育ICTシステムがどういったもので、どのぐらい業務が効率化できるのか、ぜひ知っていただきたいです。
本記事を読めば、保育ICTシステムの基本を知ることができます。すでに「保育ICTシステム」を導入した中には、保育士の業務効率化や待遇改善に繋がったという園も数多くあります。楽するためではなく、より子どもたちに質の高い保育を提供するためにも、効率化できる業務はICTシステムで効率化してみませんか。

保育士がより子どもたちへの保育に時間をかけられるようになるには、保育ICTシステムの導入で業務を効率化しましょう！
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