ICTシステムって何？　幼稚園・保育園や保護者にとっても嬉しい機能がいっぱい！

こんにちは、ICTキッズ編集部です。ICTシステムを導入する保育園が増えていますが、「そもそもICTってなに？」と思われている方も多いのではないでしょうか？そこで今回は、保育ICTシステムでできること、そしてICTシステムを導入する園が増える理由についてご紹介します。

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ICTとIT。何がどう違う？

ICTはInformation and Communication Technology（情報伝達技術）を略した言葉で、ITから派生しました。ITとICTに明確な区別はありませんが、ICTはコンピュータ技術を使って人々が情報や知識を共有することに重点を置くケースに用いられることが多いようです。

誰かと連絡を取ったり知識を共有する際に、パソコンなどを利用して業務の効率化を図る仕組みを業種・業態に合わせて開発し、ICTシステムとして販売している企業がたくさんあります。近年はインターネット上にデータを保管するクラウド化が一般にも浸透し、スマートフォン（スマホ）やタブレットから場所や時間にかかわらず情報にアクセスできるシステムも増えています。

ICTと似たような言葉にIoT（Internet of Things／モノのインターネット）があります。これは主にスマートウォッチなどのウェアラブルデバイスや冷蔵庫、テレビ、自動車といった”モノ”がインターネットに繋がって、より便利に使えるようになる技術のことです。

スマートウォッチからデータを収集して医療に役立てたり、外出先から家電を操作したり、人々の生活を便利で豊かにすることに重きが置かれています。そのため、コミュニケーションを重視するICTとは区別されることが多いです。

業務を効率化できるICTシステムがあります！
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保育ICTシステムでできること

保育料請求の効率化

保育ICTシステムを利用すると、園児ごとに異なる保育料や、延長保育料の計算を自動化することができます。タッチパネルやICカードを利用して登降園時間を打刻できるシステムを選べば、保護者に記録をつけてもらうことが可能です。

毎日の打刻で蓄積されたデータをもとに園児一人ひとりの保育料を計算するので、正確な保育時間を反映できますし、手計算による請求金額ミスの防止も図れます。最近はシステムから直接銀行に請求依頼を出せるものも増えてきています。

保育システムには職員の出退勤記録をつけられるものもあります。システム上でシフトを作成したり勤務状況を確認したりすることで、職員間の公平性の確保や残業時間の管理も簡単に行えます。

欠席・延長保育などの連絡

保育ICTシステムには、欠席や延長保育の連絡を保護者向けのWebページやアプリから受け付けられるものがあります。電話連絡が不要になることで、園にとっても保護者にとっても忙しい時間帯の負担を減らせます。

保護者からの出欠連絡は自動的に出席簿に反映されるため、出欠確認も簡単に行えます。自然災害などで臨時休園になる時も、事前に保護者の連絡先を登録しておけば、メールで一斉に連絡することができます。

書類作成の負担軽減

保育士同士の情報共有や、保護者へのおたより配布をネットワーク上で行えば、プリントアウトする必要がありません。写真を取り込めるシステムなら、園児の様子を写真で保護者に伝えることもできます。

指導案や日誌を作成する際、文例や入力用の雛型を利用できるものもあります。保育士が文書作成の時間を短縮したり、文例を見ながら書き方を学んだりすることが可能です。過去の園児の発達記録や年間カリキュラム、日々の日誌などもデータベースで検索して参照できるので、一貫性のある指導案が作成できます。

自治体に提出する書類についても、従来の書式に合わせて作成できるシステムがあります。自治体のシステムと連携していれば、データを直接提出することもできます。

写真販売はWEB上で

園児の写真販売は、写真撮影後のプリントアウト、掲示板への貼り付け、保護者への販売管理などの作業があり、かなりの時間を要します。保育ICTシステムの写真販売機能を導入すれば、販売したい写真のデータを専用サイトに転送（アップロード）するだけでOKです。保育ICTメーカーが代金の回収や保護者への写真配布まで代行してくれるものもあり、保育士の負担が大幅に軽減されます。

保護者は専用サイトや保護者向けアプリで写真を確認した上で注文ができます。通勤時間や休憩時間といった空き時間や、休日の自宅で家族とゆっくり写真を選ぶこともできるので、毎日忙しい保護者にとっても喜ばれるサービスだと思います。

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なぜICTシステムの導入が必要なのか

厚生労働省：配偶者手当の取り巻く環境について

バブル経済が崩壊した1990年代以降、共働き世帯が増加しています。核家族化も進み、保育園を必要とする家庭が増えたため、待機児童問題が表面化しました。

保育園の園児数と保育士数には規定があります。たくさんの園児を受け入れられる保育園を建設しても、保育士の数が足りなければ建物の定員を大幅に下回る園児しか受け入れられないケースもあります。一方で保育士の賃金の低さや時間外労働の問題から、保育現場から離れていく保育士は多胃のが現状です。

就学前の年代は、基本的な社会性や生活習慣を身につける重要な時期です。限られた人手で保育の質を上げるためには、保育以外の事務作業などを効率化する必要があるのです。

保育ICTシステムは保育士の業務負荷を軽減し、子どもたちと向き合う時間の捻出に効果があると期待されています。厚生労働省は保育士不足や待機児童問題を解決するため、ICTシステムを導入する保育所に対して補助金を出すなどして、保育現場のICT化を進めています。

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ICTシステム導入の障害になっていること

導入にかかる費用

ICTシステムを導入するには、園にインターネット回線やパソコン、タブレットなどの通信環境を準備する必要があります。既にインターネットやパソコンを導入していたとしも、園全体で使うとなると数が足りないところも多いのではないでしょうか。

通信機器の数が限られて、システムを使いたい時に使えなければ、保育士の業務が滞ってしまう可能性があります。十分な数の通信機器を手配する貯めにも、補助金などの行政サポートを上手に活用したいものです。

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ICTシステム操作に不慣れな職員への対応

保育業界では手書きが主流だったため、パソコンやタブレット端末の操作に慣れない職員も多くいます。今までに使ったとこがない機械を目の前にすると、誰でも戸惑いが生じたり、緊張したりしますよね。ICTシステムをスムーズに導入するには、書類作成の書式などをなるべく変えずに使えるものを探すと良いかもしれません。

園全体でシステムを使いこなすことができれば、連携できる業務が増えていきます。園からの要望を吸い上げ、操作方法がわかりやすいシステムの開発に積極的なメーカーも多く、基本的なパソコンの使い方やシステムの研修まできめ細かくサポートしてくれる業者もあります。機器の操作に不安を持つ職員が多い園では、システムを選ぶ際にサポート体制をチェックするのも一案です。

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まとめ

保育ICTシステムは保育士不足や待機児童問題を解決するため、保育園に導入されるようになりました。システムを活用すれば園の職場環境を改善できるかもしれません。この機会に是非保育ICTシステムの検討をしてみてください。