元幼稚園教諭が作った保育ICTシステム「くらら」で信頼度UP!

保育ICTシステムは数多く世に出回っていますが、実際に使ってみると現場の実態に合っていないケースもあると思います。開発者が保育の現場を知らないと、どうしてもそういったミスマッチは発生しますよね。そこで今回は、元幼稚園教諭が15年もの歳月をかけて作り上げたというシステム「くらら」をご紹介します。

幼稚園・保育園・認定こども園のためのシステム「くらら」

「くらら」は、主にシステム開発や保守を行うANS株式会社が提供する保育ICTシステムです。固定化された事務作業の軽減や、先生方の作業効率の向上をコンセプトにしており、園児の基本情報の管理はもちろん、延長保育やバス乗車表といった集計機能が充実しています。

パソコンやiPadで使用できるので、教室や送迎バスの中でも情報を閲覧したり登録することが可能です。保育園だけでなく、幼稚園や認定こども園での業務も幅広くカバーできる機能が備わっています。

質の高い保育を行うためには、正確な情報の共有や適切な管理が必要です。「伝えたはずのことが伝わっていない」「保育料の計算が毎回間違っている」などということが頻繁に起こっていては、保護者からの信頼を得ることもできません。保育士の業務負荷の軽減を図るとともに、保育の質の向上、さらには保護者との信頼関係の構築まで一挙にできるのが「くらら」なのです。

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園児一人ひとりのスケジュールを正確に管理する仕組み

朝は園児の登園が殺到し、保育園で一番忙しい時間帯だと思います。「いつもは17:30のお迎えだけど、今日は18:00に延長したい」など、その日のスケジュールを確認するタイミングでもあり、そこで集めた情報によって夕方の動きも変わります。

連絡を受けた保育士は担任の先生などに伝えなければなりません。でも間違った情報が伝わってしまい、保護者に不信感を抱かれてしまった経験は誰にでもあるのではないでしょうか。お休みの連絡やお迎えの時間など、保育士同士で正しい情報が共有できていないと、場合によっては大きなトラブルに発展してしまう可能性があります。「くらら」にはそういった問題を解決するさまざまな機能があります。

電話を受けると自動でデータ表示

「くらら」のCTI機能を使えば、保護者からの電話が着信すると同時に園児の情報がパソコン画面に表示されるようにできるので、園児の情報を検索する手間がありません。操作に慣れれば、欠席などの連絡事項を保護者と話しながら入力し、電話を終えると同時に入力を完了させることもできるようになります。

保護者専用Webサイトも用意

「くらら」なら保護者専用のWebサイトを設置することも可能です。欠席などの連絡が保護者の都合の良いタイミングでできるので「電話がつながらない」といった苦情も減らすことができます。Webから入力された情報は「くらら」に自動的に登録されるので、保育士の業務軽減にもつながります。

点呼名簿を自動作成

延長保育やお迎え時間の変更、送迎バスの変更など、保護者からの連絡事項を「くらら」にきちんと入力すれば、「延長保育の出席名簿」「課外授業の出席名簿」「朝のお迎えバスの乗車名簿」「帰りのバスの乗車名簿」などがすぐに印刷できるようになります。名簿の通りに園児を集めれば、ミスなく園児を誘導できます。

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保育料や給食費の計算を簡単に

延長保育の料金や給食費の計算も、手計算でミスを防ぐことはなかなか難しいのが現状です。表計算ソフトを使ったとしても、延長保育時間の記録が間違っていては元も子もありませんし、金額に間違いがあれば保護者からのクレームにもつながりかねません。

登降園の記録は保護者自身で

「くらら」なら登園時刻や降園時刻はタッチパネルのほか、ICカードや静脈認証で記録することが可能です。手のひらの静脈認証を使えば、カードも必要なくなります。いずれにしても保護者が自ら行った行動によって時間が記録されるので、保育士が記録を書き間違えたりするミスがなくなりますし、保護者から「記録がまちがっている」などという苦情を受けることも減ることでしょう。

保育料や給食費は印刷するだけ

月末にはシステムで登録された登降園時間や給食の申込みなどの記録をもとに、「くらら」が保護者への請求額を自動で計算します。人が行う作業は印刷するだけなので、今までのように計算に手間取って残業が増えることもなくなります。

会計ソフトとの連携で経理もラクラク

「くらら」で計算した請求金額や入金金額、未納金額は会計システムに簡単に連動することができます。これなら会計システムへ手入力する手間が省けますし、入力ミスを防ぐことにもつながりますね。

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1年目の先生にも経験に基づいた指導案が作れる工夫

質の良い保育を行う上で指導案は重要です。しかし膨大な保育所保育指針を確認しながら、それに基づく指導案を作成するのは骨の折れる作業ですし、経験がなければ適切な表現を探すだけでも時間がかかります。

「くらら」が指導案のデータベースに

「くらら」は指導計画をシステム上で作成し、保存しておくことができます。過去の指導案がパソコンで検索できるので、紙の資料のように探すために割く時間が削減できます。また過去の行事のデータなども蓄積されていくので、「退職した先生でないとわからない」というようなことも減らせます。

前回立てた計画をベースに内容をブラッシュアップしていくことができるので、反省を踏まえた質の良い指導案の作成が可能です。また新卒1年目で何をやったらいいのかわからないという先生の悩みも軽減することができます。

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まとめ

「くらら」には、ほかにも園児カルテや保育日誌、教室用Webサイトなどの機能があり、園児一人ひとりのすべての記録を、すべての先生が「くらら」上でシェアすることができます。例えば「●●ちゃんが昨日初めて箸を使えるようになった」ことも保育士同士で共有し、廊下で会った時に「●●ちゃん、おめでとう!」と声をかけられるようになれば、みんなの笑顔が増えるのではないでしょうか。

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