保育園の運営支援は「KIDSNAコネクト」におまかせあれ!

こんにちは、ICTキッズ編集部の吹野です。皆さんは国内最大級の保育士求人サイト「保育士バンク」をご存じですか?既に利用しているという方もいらっしゃるかもしれませんね。

保育士バンクを運営する株式会社ネクストビートは、保育園向けのICTシステム「KIDSNAコネクト」の開発・販売も行っています。そこで今回はKIDSNAコネクト事業部 事業責任者の衣笠 嘉展さんとマーケティンググループ カスタマーマーケティングチーム 長谷川 夏美さんに「KIDSNAコネクト」についてうかがいました。

ITで保育業界を変えたい

――御社の保育業界への参入は保育士バンクが最初ですよね。「KIDSNAコネクト」はいつ頃から開発を始められたんですか?

衣笠さん(以下 衣笠):創業2年目ですね。ITで保育業界を変えたいという想いが社長の三原にありまして、まずは保護者に写真を届けられないか?というところからスタートしました。事業展開を進める中、社内外で現場ニーズのヒアリングを始めたところ、シフト管理や連絡帳、アレルギー情報などの課題感が強いことが分かり、そこからプロトタイプを作り始めました。

――スタートは保護者向けだったものが、徐々に保育士向けにシフトしていったということですか?

衣笠:保育士と言うよりは園長業務ですね。1日の園長業務を見てみると、そのほとんどが事務作業なんです。さらに1日の業務をブレイクダウンすると、毎週、毎月、不定期といった日次以外の業務が大変だということがわかりました。他社様のシステムは日次の業務に関わるものを充実させている傾向にありますが、私たちはそれ以外の部分も注力できないかと考えました。

――他のシステムに比べると、経営の部分に重点が置かれている印象があったのですが、そこにはそういった理由があったんですね。納得しました!園長業務の部分はどのシステムもなかなか入りこめていない領域ですよね。

衣笠:そうですね。当社はデザインコンセプトも経営者視点を意識しています。保育業界では大人が使用するツールも子ども向けのデザインが多い印象ですが、「KIDSNAコネクト」は大人向けのシンプルなデザインです。パソコンやiPadでアクセスできますが、機械の操作に不慣れな人でも使いやすくなるように、iPadのサイズに合わせて画面を専用設計しています。

――iPadなら画面をタッチすればいいので操作が簡単そうですね。「KIDSNAコネクト」で最も自信がある機能はどれですか?

衣笠:園児台帳や写真管理の機能もありますが、一番使われているのがシフト管理機能です。保育園は早番や遅番があって、正社員やパートさんなど雇用体系も複雑です。残業時間もバラバラなので、労働基準法の規定が守れているかどうかのチェックも骨が折れます。「KIDSNAコネクト」は勤務表にシフトや実際の勤務時間が自動で計上され、データはエクセルでダウンロードできるようになっているので、労務管理の負荷を軽減することができます。

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シフト管理は是非使ってみてほしい機能

――シフトの作成はどのような手順で行いますか?

衣笠:あらかじめ設定画面で「早番」とか「通常勤務」の時間を登録しておきます。そうするとシフト表にシフトパターンが一覧で出てくるので、該当者の欄で「早番」のボタンを押すと勤務時間が設定されます。クラスごとにシフトを作成するなら、クラスごとのグループを作って管理することも可能です。

――このグループは有資格者やパートでも分けられますか?

衣笠:もちろんです。自由にグループを作れますし、同じ人を複数のグループに追加することもできます。

――各グループの職員を早番や遅番に割り振っていくことで、シフトが完成するんですね。……こういう入力を自動化することってできますか。

衣笠:自動化と言うか、通常は前月のデータを引き継いで、修正していくケースが多いですね。園の話を聞くと曜日によって固定パターンがあるようなので、今後そのパターンを一括入力できるようにしたいと思っているところです。

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登降園記録と出退勤記録は1つのiPadで対応

――園児の登園パターンと職員のシフトのリンクは、どこのシステムでも苦戦している部分ですよね。ちなみに「KIDSNAコネクト」は園児の登降園記録にICカードを使うそうですが、職員の勤怠管理についてはどんな形を取っているんですか?

衣笠:職員も園児と同じくICカードを使います。打刻用のiPadとカードリーダーをブルートゥースでつないで、カードをかざすと打刻できるようになっています。独自のカードを用意しなくても、交通機関のカードで代用することが可能です。

――例えば1つの会社が3つの園を運営していて、系列の園を兼任している職員がいるケースもあると思うんですが、そういう場合でも一括管理はできますか?

衣笠:もちろんです。1枚のカードを使って複数の園の打刻ができますし、データは本部でまとめてダウンロード可能です。パソコンでもiPadでも同じように見えるような画面になっていますが、たくさんのデータを必要とする事務職の方はパソコンからアクセスすることが多いようですね。

――事務を担当する方にとっては、保育料の計算が最も負荷のかかる部分だと思うんですが、何か工夫されていることはありますか?

衣笠:「KIDSNAコネクト」は園児それぞれの認定区分や年齢区分、兄弟区分だけでなく、スポット料金や延長料金の設定ができるようになっています。ICカードで打刻するだけで請求金額を自動計算することができるので、従来に比べるとかなりの事務負担が軽減できると思います。

長谷川さん(以下長谷川):導入の際には園児台帳や職員データを全て入力した状態にセットアップします。もちろん保育料金の細かな設定も、事前に登録した上で納品します。また、皆さんにお使いいただくiPadには、あらかじめSIMを入れてお届けするので、わざわざWi-fi環境を整備していただく必要がありません。

――Wi-fiを用意しなくていいんですか?それはすごく良いですね!通信環境の整備ってすごく面倒なんですよね。

衣笠:私たちがシステムの導入当初に苦労していたのが通信の部分だったんですよ。今はiPadを自社で調達して、セットアップも全部完了した状態でお届けすることにしています。iPadのリース料は月額2,500円で通信料は弊社負担なので、安心してお使いいただけます。

――iPadを大量に用意するとなると、それなりの費用がかかりますが、リースなら初期費用が抑えられて良いですね。SIMが入っていれば外出先でも使えますし、園はすごく助かると思います。

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頼れるサポート体制が魅力

――ところで、指導案の作成機能は特に保育士の関心が高い部分なんですが、「KIDSNAコネクト」には現在そういった機能がありませんよね。

衣笠:指導案については、以前から何度も検討をしているんです。そもそも保育ICTシステムの補助金を受けるためには指導案の機能が必要ですしね。ただ保育士の方へのヒアリング結果を分析すると、指導案は過去の園児のデータをもとに「子どもの成長を考えるための資料」として使いたいようなんですよね。2020年には指導案の法令が変わる予定ですし、現在新しい指導計画案も出始めているので、どういうものが良いのか案を練っている最中です。

――つまり過去の園児の成長記録を見ながら、指導案を考えられる構成を検討している?

衣笠:他社様のシステムには、子どもの発達チェックをサポートするものもありますよね。子どもの発達は保護者の方も気にされるところだと思うので、保護者の方を巻き込んで、今どういう過程にあるかがわかるようにできたらいいんじゃないかと思っています。

――保護者を巻き込んだ指導案というのは画期的ですね。これからのシステムの進化にすごく期待しちゃいます!ちなみに導入後のサポートは、園の皆さんが一番気にされている部分なんですが、「KIDSNAコネクト」ではどんな体制を取っているんですか?

長谷川:基本的には電話やメール、それからビデオ通話を利用することもあります。導入の時点で苦手意識を持ってしまう先生も多いので、導入時の説明は手厚く行っています。園によっても異なりますが、導入説明会を研修と位置づけて、大勢の参加者に集まっていただけることもあります。

――わからないから、一度園に来てほしいという要望は出ませんか?

衣笠:基本的には電話で対応しますが、現場に行かないとわからない時は現地に伺います。弊社は全国に7拠点あるので、コネクト専任の担当者を派遣することもできます。サポート部門の半数および営業担当の一部が保育士資格を取得しており、保育施設特有の課題やニーズに寄り添った関わりを心がけています。

長谷川:先日は愛媛で4施設を運営している事業者さんから、「各施設から人を集めるので、研修をしてほしい」と要望がありまして、広島の営業担当が伺いました。私もビデオ電話で参加して、皆さんの質問にお答えしました。最近は遠隔対応も増えてきましたね。

――柔軟に対応していただけるのはいいですね。導入後のサポートを心配している方は本当に多いので。

長谷川:私も以前は幼稚園の先生をしていたので、ITは畑違いの人間でした。だからこそ園の皆さんの感覚が良くわかります。私は会社との懸け橋になるためにここにいますので、まずは安心して頼っていただきたいと思っています。

衣笠:システムの開発についても、皆さんからいろんな意見をいただきたいですね。我々は実際にシステムを使う園長先生や職員の皆さんと話をして、今ある運用にマッチしたものを作っていきたいと考えているので、一緒に悩みを解決していけたらと、そう願っています。

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