ジャクエツの保育システム「らくらく園児管理」が目指す業務の効率化とは?

幼稚園や保育園で使う保育教材というと、トップシェアを誇る「ジャクエツ」が有名かと思います。そんな中ジャクエツでは、保育支援システム『らくらく園児管理』の提供も行っています。

今回は、保育士の業務効率化叫ばれる今、ジャクエツの加藤さんに『らくらく園児管理』についてお話しいただきました!

ルーツは送迎バスの位置情報メール

出典:らくらく園児管理ホームページ

――2016年に「らくらく園児管理」を発表されましたね。今回このシステムの開発に至ったきっかけは何だったんですか?

実は弊社では15年ほど前から、バスがチェックポイントを通過したら「今どこどこを通過しましたよ」というメールを送信する『ちゃくバスメール』というサービスを行っているんです。当時ドコモさんがバスや船舶の位置情報配信サービスをいち早くスタートさせていましたが、保育業界ではジャクエツが初の事例でした。

――15年も前に位置情報のサービスがあったんですか?それは知りませんでした!

当時はみんなガラケーなのでメール送信以外に方法がなかったんですが、かなり時代を先取りしていたかもしれませんね(笑)。送迎バスを使っていない園に位置情報は必要ないので、その次に『かんたんメール』というメール一斉送信サービスを始めたんです。

――当時としては、かなり画期的なサービスですね。

そうだったと思います。その後、お客様から「メール配信ができるなら、園児管理もできないの?」という問合せがあったんです。でも当時はシステムによる園児管理のニーズがあるのかどうか、ちょっとわかりませんでした。

当時、弊社ではジャストシステムの園児管理ソフト『ジャストクレヨン』を仕入れて販売していたので、それで事足りていたのも事実です。ただ『ジャストクレヨン』はWindows XPにしか対応していなくて、Windows 7や8には対応ができなかったんですよね。

その点『かんたんメール』はクラウドだったので、「園児管理システムと統合できないの?」という声も徐々に上がるようになりました。また時代とともに他社の園児管理システムも出てくるようになったので、そろそろ業務支援システムの必要性が出てきたのかなあと。

――ようやく時代が追いついて来たんですね!(笑)

とは言っても、既にいろんな会社からさまざまなシステムが出ていました。私たちは後発ですから、これから増えていくであろう認定こども園や、新制度対応の幼稚園向けのシステムを開発しようということになりました。

IT会社が作った園児管理ではなくて、保育業者のIT商品になるので、全国の営業所や系列の幼稚園と保育園でリサーチであるとかモニタリングを繰り返して、幼稚園や保育園の意見をもらいながら作っています。

 

朝の業務の省力化がねらい

ジャクエツ登降園管理

出典:らくらく園児管理ホームページより

――『らくらく園児管理』の開発にあたって、特に力を入れたのはどんなところですか?

まず、登降園の時間管理の部分ですね。認定こども園や幼稚園は送迎バスを使っているところが多く、打刻はバスに乗車している先生がすることが多いだろうと。そこで先生の使いやすさを重視して、バスコースの一括打刻機能をつけました。バスのコースごとに園児の名簿が表示されるようにして、お休みのお子さんのチェックを外してクリックすると、全員分が一度に登録できるという機能です。

――園児が多いと一人一人チェックするのは大変ですが、名簿のチェックを確認するだけで一括登録できれば、チェック漏れもなくなりますね。ところで保護者と一緒に直接園に来る子どもたちの場合は、どんなふうに時間管理をするんですか?

園の入り口に設置したタブレットやカードリーダーで、保護者に打刻していただくことができます。また、弊社には施錠管理の独自の仕組みがあるので、門扉の開閉にICカードを利用していただくことも可能です。特に保育園では門の開閉についての問合せが多いんですよ。

――確かに不特定多数が出入りできるような状況では不安がありますから、ICカードを持っている人しか門が開けられないようになっていると保護者も安心ですね。

他にも忙しい保護者の皆さんに役立つ保護者向けアプリを用意しています。園からの連絡を受け取ったり、お休みの連絡もアプリを使ってすることが可能です。送信が完了するとアイコンが出るようになっているので、後で見返すこともできます。

課外活動をやるかどうかとか、給食が必要か不要かといった連絡もアプリで登録でき、送信された情報はシステムと連動しているので、園では一覧として表示されます。

――その日の園児のデータがクラスごとに表示されるんですね。園児それぞれの当園時間や降園時間、給食の有無なんかも1画面でチェックできるのは便利です!

その日の予定はPDFで出力できるので、印刷も簡単です。給食の集計表も出せます。通常食とアレルギー食で分けてあり、明細で園児台帳に登録してあるアレルギー情報も閲覧することができます。とにかく朝の業務省力が目的なので、事務所にとって便利であることを一番に考えました。

――アレルギーのあるお子さんも多いので、こういう情報の連携がしっかり考えられているのはありがたいですね。ちなみに時間管理のデータを利用して保育料の計算はできますか?

もちろんです。『らくらく園児管理』は認定こども園の保育料にも対応しているのが特徴です。その月の延長料金や預かり保育の料金、給食代といったものが全部出てきて、集計していく形になっています。

請求書の発行ボタンを押すと、請求書のほかに明細や領収証の発行が選べるので、必要な書類を選択して印刷したり、データとして抽出できたりします。明細には、延長だと「何日に何時から何時まで延長したのか」といった情報が出てきます。

現金集金の場合は控えつきの領収書を発行して、代金をいただいたら切り離して渡せるようにしました。振込などで対応しているならCSVで抽出するなど、園の運営に合わせた使い方ができます。

――よく延長保育料の計算の部分で「1分から課金したい」とか「5分のバッファを持たせたいんだけど…」っていう要望をいただくんですけど、『らくらく園児管理』ではそういう調整ってできますか?

うちは5分からできるようにしています。それと微妙な調整ですね。ただ時間は5分刻みなので…1分はごめんなさいって感じですね。

指導計画機能はシンプルに

ジャクエツ指導計画

出典:らくらく園児管理ホームページより

――先生方が気になるのが指導計画の部分だと思うんですが、『らくらく園児管理』はどのような仕組みになっているんですか?

今できるのは園指導と年間、月間、週の計画案の入力ですね。フォームは決まってますけど、園情報に登録した園の教育理念や目標が計画にも反映されるので、生活目標などを決めて全部入力していただくと、園の大枠が固まります。

園の指導内容として登録したもののうち、転用できるものは全て年間の指導計画に反映されるので、そこで修正したり追加していただきます。年間ができれば月間に、月間ができれば週に反映されるので、普段、先生方には週の計画を中心に作業していただくようになりますね。

――指導計画に重点を置いているシステムに比べると、かなりシンプルですね。

他社に比べると軽いですよね。ただ東京都の補助金対象として必要な機能は入っています。難しすぎたり手間がかかったりすると、使うこと自体がストレスになってしまいますから、とにかくシンプルであることを重視しました。

今後は要望に応じて徐々に直していくつもりです。クラウドタイプのいいところは、どんどんバージョンアップできるところなので、そこは積極的に取り組んでいきたいと思っています。

――確かに使うこと自体がストレスになるのは避けたいですね。例えば、こういうシステムの場合、使い始める前に園児の情報を登録しないといけないと思うんですが、そういう作業っていうのは…。

その点はご安心ください。ヒアリングシートをもとに初期設定は全てこちらで行います。システムの代金に含まれているので、追加費用も発生しません。簡単な変更…例えば料金やスケジュールくらいは園でも修正できますし、園児の登録は園でも行っていただけます。

――保育料って2号と3号でも違うので、結構大変だと思うんですが、全部お任せできるのはラクですね~。それから、次年度に行くときに追加の園児登録とかっていうのは園でやるんですか?

そうですね、園児情報だけエクセルのリストを作ってインポートしていただく形になります。保育園で使う場合にはその都度個別に追加が必要になると思うんですけど、認定こども園では一括で入園があるので、エクセルを作って対応していただく感じになりますね。

3月になると年度更新機能が表示されるようになっています。幼稚園やこども園だと同じ学年でクラス替えがあったりするので、その変更が簡単にできるような機能です。どの子がどのクラスに移るのかを3月中に登録しておいて、設定した日になると一斉に変更が反映させられるようになっています。

――すごく便利ですね!

普段からそういう機能が表示されていると「なにこれ?」ってなってしまうので、年度末にだけ出るようになっています。使い方がわからなかったりする場合にはメールや電話でサポートデスクが対応しますし、全国で教材を販売する営業マンがときどきお邪魔してますので、何かあれば直接ご相談いただくことも可能です。電話だけだと対応しきれない部分が出てきますが、訪問とダブルでサポートできるのが強みだと思います。

――今後の展望とかバージョンアップで何か考えていらっしゃることはありますか?

『らくらく園児管理』はこども園や幼稚園の基幹となる部分を担うので、このシステムをもとに発展性のあるものにしたいとは考えてますね。『かんたんメール』や『ちゃくバスメール』は、まだガラケーをお使いの方もいらっしゃるので昔のままなんですが、そこにリニューアルをかけながら『らくらく園児管理』との整合性というか、そういうところを整理していきたいですね。

『らくらく園児管理』は、“簡単”で“らくらく”に、気楽に使えるように作ったものなので、皆さんからたくさん意見をいただきながら、もっと使いやすいものにしていきたいと考えています。

――今後のバージョンアップに期待ですね!本日は取材にご協力頂きありがとうございました。

まとめ

今回の取材を通して、『らくらく園児管理』は多くの機能を取り入れるというよりも、保育士さんの業務の中で最も負担になっている部分に着目し、“簡単”で“らくらく”なことを追求したシステムであることが分かりました! 保育の現場を理解している老舗の教材メーカーだからこそ、かゆいところに手が届く配慮が随所に見られるシステムだと思います。保育システムの導入をお考えの方は、是非ご検討ください♪

保育士がより子どもたちへの保育に時間をかけられるようになるには、保育ICTシステムの導入で業務を効率化しましょう!
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