保育園に登降園システムがあると業務が改善できる5つの理由

朝の業務負担を減らして園児や保護者とのコミュニケーション時間を増やしたい、出席簿作りや保育料請求の事務作業時間を減らしたい…といった希望はありませんか?今回は、保育支援システムのシェアNo.1を誇るコドモンの登降園機能を取り上げ、導入によって日々の業務にどんなメリットがあるかを、5つの項目に分けて述べていきます!

1.保育士の業務が削減できるから

園によっては、登園時に保育時間を把握するために入室時間を記入しているところがあると思います。手書きでの記入は、園児の迎え入れをしながら行うため、保育士の負担が増える原因の1つです。また、手書きの記入は、時計の見間違いなどで発生する記入ミスの可能性もあります。時間の記入ミスは、保育料請求時に関わってくる問題のため、避けたいところです。

登降園システムを使えば、入退室はタブレット端末を用いて、保育士ではなく保護者自身がICカードをかざしたり、タッチパネルで打刻することができるので、手書きによる記入時間を省くことが可能です。入退室時間管理がデジタル化されるため、記入ミスを防げるというメリットがあります。ipad、Androidなど利用端末を選ばないので、好きな環境で運用できます。

ICカードを使えばさらに便利!

ICカードで運用するときは、コドモンオリジナルの「コドモンカード」が使えます。「コドモンカード」は、1園児につき最大4枚のICカードを発行できるため、朝は父親、帰りは母親といった複数の保護者の入退室ができる仕組みです。SuicaやEdy、おさいふケータイでも代用できます。

園に兄弟で通っている場合は、通常ICカードを兄弟毎に持ち歩く必要があり、兄弟別々に打刻するなどの手間がかかることが多いです。でもコドモンなら、兄弟一括打刻機能が搭載されています。また一人が欠席のときでも、きちんと対応できる仕様になっています。

2.お迎え連絡や多言語対応ができるから

登降園システムは入退室管理を簡素化できるだけでなく、シンプルかつ様々な機能で業務を改善できます。例えばお迎えの事前登録機能では、複数の保護者による送迎を管理できます。誰がお迎えに行くかを保護者が事前に申告できるため、不審者に連れて行かれるなどの事故や犯罪を防止できます。

また日本語に加えて英語や中国語にも対応しています。日本語を理解することが難しい外国人保護者や、インターナショナルスクールでも、入退室管理が行えます。

以上のように、認可園、認外園、小規模認可、企業主導型、事業所内保育、認定こども園、幼稚園、学童など、それぞれの事業所に合わせて、最適に使えるような機能がたくさん搭載されています。

3.記録が簡潔化されるから

登降園システムの使い方は、園の入り口などにタブレット端末を設置し、園児ごとの入退室時間をそれぞれ記録します。 記録方法は、ICカードとタッチパネルで行う2パターンがあります。欠席の報告は、保護者アプリから連絡を受けることができるため、出欠確認の電話対応が不必要になります。

入退室時間は、リアルタイムでパソコンからから確認・編集できます。打刻データはコドモン内で連携するため、出席簿として表示をしたり、Excelで出力したりするのも簡単です。CSVで園児やクラスごとに出力することもできますし、月別や職員別の一覧も見ることができます。入退室時間をいろんな書類に何度も書くといった手間が省けます。

システムを使って記録が簡素化されれば、今まで記録に使っていた時間をこどもや保護者とのコミュニケーションの時間にあてられます。こどもの視診に時間をさき、顔色や体の具合をチェックするのに集中でき、質の高い保育の実現に注力できるようになります。

4.保育料計算が簡単になるから

平成27年4月から子ども・子育て支援制度が始まり、新制度では3つの認定区分に応じて、施設先や保育料が設定されています。区分に応じた保育料の計算だけでなく、延長保育などの計算も複雑になっており、事務作業に労力が必要となります。

コドモンの登降園システムでは、園児ごとにどの時間が延長保育の対象時間なのか判定し、自動的に延長保育料の算定を行えます。さらに全国自治体の区分別保育料が登録でき、各園に応じた固有の保育料が反映できます。

アナログで管理しているときは、登降時間を間違えて書き写したり、区分を取り違えたりするなど、正確な請求に手間取ることもありましたが、デジタルの登降園システムではその心配がなくなります。さらに、保育料や行政への提出書類の作成もコドモン内で自動連携されるため、ミスなく行えます。

保育システムを使って保育料や延長保育料の請求を簡素化できれば、保育者の負担を軽減することにつながり、安心して長く働くための一助になってくれることでしょう。

5.口座振替で現金管理の手間が減るから

保育料を受け取るときに、現金で保護者から徴収するためにお釣りの準備をしたり、銀行に入金に行ったり、お金を数えたり、金庫の開け閉め管理をしたり…そういった作業を煩わしく思っていませんか?保育者にとっては、連絡帳や日誌の事務作業だけでなく、保育料の請求まで行うことが重い負担になっていると思います。

コドモンでは銀行口座からの自動引き落としができるため、回収や入金管理の手間を大幅に減らすことができます。口座振替の手続き、毎月の振込処理、入金確認処理も、すべてコドモンが代行してくれます。

コドモンにこまごました業務を代行してもらえば、人員を別のところに配置することができますよね。日々の業務に追われて疲弊している保育者の負担軽減を図れます。気持ちに余裕をもって連絡帳の記入をしたり、子どもや保護者とのコミュニケーションに時間を充てられるようになることは、保育の質の向上につながり、保育者と保護者の育児に対するモチベーションUPが期待できます。

まとめ

登降園システムは入退室の管理が効率的になり、保育料の請求にかかっていた負担も軽減してくれます。事務作業の負担が減れば、登園時には視診の時間を、降園時には保護者との情報共有の時間を確保できるなどのメリットがあります。

保育者や管理者にとって様々な利点がある登降園システムは、慢性的な保育園の人手不足の助けにもなる便利なツールです。ぜひこの機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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