ICTシステム導入を考える保育園必見!メーカー比較の7ステップ教えます

補助金制度の開始や協会などの指導により、「ICTを園に導入しても良いかな?」と思っていらっしゃる園運営者の方もいらっしゃるかと思います。しかし、数あるICTシステムの中から具体的に自園に最も良いものを見出すのは難しいことです。後悔しない選定のために、基本となる検討から導入までの7つのステップをご紹介します。

【ステップ1】改善したい保育業務を確認するための3つの質問

discussion

なんとなく燃費の悪い車だからという理由で車を買い替えに出かけたのに、デザイン性や機能性に惹かれてしまい、結局買った車も燃費が悪かった…なんてことがあります。その理由としては営業マンのセールストークが良かったからというのもあるのでしょうが、一番の問題点は何故車を買い替えたかったのかという【理由】が明確でなかったということです。

結果、高いお金を払い、燃費も改善せず、トータルの出費は当初の予算から大幅に超えてしまうことがあります。このようなことがないようにするために、ICTを導入する際には以下のような質問を投げかけてみてください。

「なぜ今、ICTを自園に導入したいのか?」

この問いに対してすぐに答えられる方は、次のステップを読み進めていただければと思います。一方でこの問いに『自園職員の業務効率化のため』と答えた方には、次の質問です。

「効率化したい具体的な園の業務は何ですか?」

この問いに対しては、意外に漠然としてしまうところがあります。なぜなら園業務において全ての業務が一連の作業として身についているために、1つ1つの業務を洗い出すことが難しくなるからです。そのような方には、別の言い方で質問をします。

「一番時間がかかる、手間がかかると思う業務は何ですか?」

これであれば、案外すぐに答えは出てくるのではないでしょうか?時間がかかる業務、もしくはスタッフが時間をかけすぎていると感じている業務を改善することで、園における業務全体の効率化を促すことができます。

このような形で、まずは自身に問いかけたり、園の職員会議等で投げかけたりしてはいかがでしょうか?これらの質問の答えの中から、園にとって効率化・改善したい保育園業務を具体的に見出すことができるはずです。つまり園業務における問題点の洗い出し、ICT導入の目的を明確にすることがとても重要なのです。

【ステップ2】改善業務に特化した保育システムの洗い出し

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「燃費がいい車を買おう!」と決めたときに、好きなメーカーがあればそのディーラーなどに話をして、希望に沿う車のラインナップを紹介してもらいます。ICTシステムに関しても同様に、自園の希望に沿うICTシステムを見つけ出さなければなりません。

数年前までのICTシステムは比較するほどのメーカーの数がありませんでしたが、子ども支援などの行政の取組みから、様々なICTシステムが世に出ています。ICTキッズでは、様々な視点からICTシステムを比較検討できるように、記事形式でICTシステムをご紹介しています。是非下記の記事で比較検討するためのラインナップをご確認ください。

・登降園管理業務の改善「登降園管理が簡単にできる保育システム【3のチェックインアウト方法】

・指導案作成業務の改善「指導案作成のポイントからみる、もっとも便利な保育システム4選!

・写真販売業務の改善「写真販売がこんな簡単に!人気の保育システム6選!

それ以外にも、レーダーチャート等で簡単に比較できるページをご用意しています。これらの比較はICTキッズ編集部による独自の評価になりますので、その点はあらかじめご了承ください。

ICTシステム比較ページ

【ステップ3】各保育システムの違いを確認

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ディーラーから希望を叶える車のラインナップを提示されたとき、皆さんではどのように比較していくのでしょうか。色・デザイン・機能性、もしくはエンジンタイプなど、比較ポイントが人によって異なるように、ICTシステムについても園によって比較ポイントが異なるかと思います。

例えば、指導案作成業務について改善するにあたっては、ICTキッズがおススメするシステムが3つほどありますが、それぞれ入力方法が異なります。今までの指導案のフォーマットを読み込めるものもあれば、システム上でフォーマートを作りこむもの、さらにはシステム上で作った指導案を、エクセルで吐き出して自園のフォーマットに切り替えるものなどがあります。

編集部としては以前のフォーマットをシステムが読み込んでくれるものが手間がかからず良いと思うのですが、実際に利用する園にとっては違ったりもしますよね。パッと見は同じに見えるかもしれませんが、各システムの1機能だけを比較しても評価は異なります。だからこそ【ステップ1】【ステップ2】の手順を踏んだ上で各システムの違いを把握することが大切なのです。

【ステップ4】導入シミュレーションを行う

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車の比較を始めると、電気自動車は燃費が良いかもしれないけれども、地元周辺に給電できるスポットが少ないという間接的な問題が出てきます。その場合には、自宅に給電設備を準備するか、電気自動車以外の車を検討するという選択肢が生まれてきます。

ICTシステムにおいても、同じような問題が出てくることが予想されます。例えばICカード等でチェックインする登降園システムを導入する場合、「保護者がカードを忘れた場合にはどのように対応するのか?」、あるいは「登降園の混雑時に必要となるデバイスの数は何台なのか?」といったことが問題になるかもしれません。

導入後のシュミレーションをしておけば、業者に問合せをしたりデモンストレーションをしてもらった際に販売営業の方に質問することができます。「こんなときはどうなりますか?」という“こんなとき”を前もって用意しておきましょう。

保育支援システムのご相談はコンシェルジュへ

【ステップ5】直接問い合わせし、デモ機などの実演などを行う

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車を購入する場合には、実際に試乗して乗り心地を確かめます。この試乗と同様に、ICTシステムもデモ機やデモアカウント等をICTシステム等で発行していただけるところがあります。ある程度希望に沿うICTシステムを見出すことができたところで、取り扱っているメーカーに問合せて、システムの資料をもらったりデモ機などの確認をしましょう。

「メーカーにとりあえず問い合わせて資料を集める」という行為を、今までの1~4のステップを飛ばして行うことはおすすめできません。確かに情報は多いに越したことはありませんし、直接問い合わせたほうが早いのは事実です。しかしメーカー側も導入してもらうために必死で営業をかけてきます。

冒頭でご紹介した“燃費のいい車”ではなく、“かっこいい車”を買ってしまった話のように、業者の営業力によって判断を誤ってしまう危険性があります。まずは、1~4のステップを踏まえ、厳選したメーカーに連絡を取り、シミュレートした問題点を念頭に置きながらメーカーの方の話を聞き、デモ機を使ってみましょう。

【ステップ6】使用環境の確認と注意点

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直接ICTメーカーに問合せて、シミュレートした問題点も無事に解決できるようであれ、いよいよ導入の一歩手前です。次に確認しなければならないのは、ICTシステムに必要なデバイスや使用環境の確認です。

導入がほぼ決定すれば、業者の方が行ってくれる場合がほとんどですが、ネットワーク環境は自身で決定しなければいけない場合があります。車の購入者が駐車場を準備していて当然のように、ICTシステムの導入希望者はインターネット環境を整えておく必要があります。

このときの注意すべきは、インターネットの回線速度です。今からネット回線を申し込む場合には特に問題はないと思いますが、今までダイアルアップやISDN、ADLS等でネットに接続していた場合は光回線に変更することをおすすめします。理由としては、ICTシステムを利用する際の情報量の多さが挙げられます。

例えば園だよりや連絡帳の記入の際に、ネット回線が不安定なために入力をやり直さなければならなくなったり、写真データのアップロードに時間がかかって、結局作業時間の短縮にならなかったりする場合もあります。ネット環境まで含めてICTシステムの導入になりますので、しっかりと光回線の準備しておきましょう。

【ステップ7】手続き等を踏まえたスケジュールの確認

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最後は、導入までのスケジュールの確認です。園のお遊戯会や運動会の準備といった忙しい時期にICTシステムの導入が重なったら大変です。また、インターネットの回線を引く場合にも時間がかかります。通常、インターネット回線を引く場合には、1ヶ月程かかる場合がありますので、注意しましょう。

以上7つのステップを踏まえ、自園に最適なICTシステムを導入し、園全体でより良い保育ができる環境づくりをしましょう。

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