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保育園の運営には業務効率化が必要?効果的な方法に注目!

保育園の運営には業務効率化が必要?効果的な方法に注目!

保育園の運営業務を効率化させることが、保育園の運営において大切であり、働く保育士の負担も軽減されます。では実際に保育園の運営において、業務効率化とは一体どのような内容を指すのでしょうか。また、業務効率化を図るためにはどのような方法を取れば良いのでしょうか。

今回は保育園運営における業務効率化についてとその方法について解説。特に保育園の業務効率化に効果的な「ICTサービス」に関してもご紹介していきます。保育園の運営や職員の業務負担について不安を抱いている園長や運営担当のかたは、ぜひ最後まで目を通してみてくださいね!

業務効率化のポイントチェックリスト

業務効率化を目指す前に、業務効率化する際の重要なポイントをご紹介していきます。以下の項目に当てはまるものが多い場合、業務効率化を早急に行うべきでしょう。反対を言えば、業務効率化ができれば、園業務の負担や運営の質も劇的に改善する可能性があります。

保育士の認識不足がある

同じ内容を伝えたつもりでも、保育士によって解釈を間違えたり、伝達ミス等により、認識に違いが出ている場合があります。業務上の連絡事項や保育上の注意点、保護者への連絡などで、先生からの伝え方が違っていたことで困った経験はないでしょうか。口頭や人を経由しての伝言の場合は特にこうしたケースが起こりやすいでしょう。

共有事項の伝達漏れが重大な事故に

保育園の場合、小さな子供を保育する場として、命を預かっているとも言えます。そのため、怪我や事故等には細心の注意払わなければいけません。子供の体調やちょっとした変化、ヒヤリハットなども徹底して共有するべきでしょう。子どもたちは、担任保育士だけでなく、保育補助やクラス外の保育士とも触れ合う機会が多いはず。園児に関する連絡事項や注意点、怪我や事故の発生に関する情報は常に全職員が共有して確認している状態にすべきでしょう。

作業の重複や明確な仕分けがされていない

保育士の作業において、分担して行うことが効率的に進めるコツでもあります。これを明確化しないと、保育士同士で同じ作業を行なっていたり、どのくらいの量を行うべきかわからず時間を無駄に割いてしまうこともあるでしょう。
こうした点も、明確な量や分担を共有することで改善できるはずです。

事務作業に長時間を取られる

例えば連絡帳の記入や書類の作成にも時間を割いているはずです。特に連絡帳が紙ベース(ノート)の場合、書くことで作業時間が増えてしまい、人数分の記載をするにも多くの時間がかかるでしょう。

また、保護者への連絡事項やお知らせ等も、未だに貼り紙で手書きをしている保育園もあるようですが、こうした手作業も時間効率が悪いと言えるでしょう。

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業務効率化の目的

一般的に業務効率化とは、無駄な作業を削ぎ落とすことで作業時間を短縮させ、その分の時間や労力を他の作業に回すことを目的としています。このことで、会社や運営元の売上や利益をアップし、従業員の業務負担を軽減することが可能でしょう。
業務効率化を行わずに、効率の悪い業務内容のままにしていることで、無駄な残業時間が増えたり、持ち帰り業務が増えます。その結果、会社経営にも負担がかかり、社員の生産性も下がってしまいます。

保育園の運営にもおいても同様です。保育士の業務負担が多いと言われていますが、少しでも業務効率を上げて作業量を減らすことで過酷な環境が改善され、保育士の負担を軽減することに繋がるでしょう。

業務効率化のメリット

業務効率化を行うメリットは様々ありますが、保育園の運営において業務効率化を行うことで得られるメリットをご紹介します。

園長や運営担当者にとってのメリット

  • 業務が効率化されることで、これまでよりも多岐にわたる業務をこなせるようになる
  • 効率化して保育士の業務負担が和らぐことで保育の質も改善される
  • 勤怠管理等においても効率化できれば作業負担が軽減する
  • 職員の残業時間が減り、人件費が削減できる
  • 削減できたコストで、保育士の処遇改善を行い、人材確保につながる

保育士にとってのメリット

  • 業務効率化に成功することで業務負担が減り、残業時間が減る
  • 情報の聞き漏れや伝達ミス等が減ることで、全員が同じ内容を共有して正しい対応を行える
  • 残業時間の削減によって、その分のコストが保育士の給料や福利厚生に反映され、働きやすい環境になる
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業務効率化の方法

具体的に業務効率化のための方法にはどのようなものがあるでしょうか。業務効率化をしたいと考えている場合、以下の方法も参考にしてみてくださいね。

業務への取り組み体制を根本的に変える

一般的な企業にも保育園に関しても同様のことが言えますが、業務をチーム制や分担制にすることが効率化できるきっかけになるでしょう。

特に重要な業務や時間のかかる業務を一人で抱えている場合、その作業にばかり手が取られて、他の作業や業務が手に付かないというケースもあるでしょう。一人にだけ業務が集中してしまうという場合も避けたいところです。バランスの良い采配になるように注意しながら、チーム制や分担制にして業務に取り組むという方法も効率化には効果があるでしょう。

ツールやシステムを使う

業務効率化を行う上で、最も効果的なのが、効率化をサポートしてくれるツールやシステムを利用することでしょう。例えば、給与計算等も計算ソフトを使うなどして自動計算してくれることで作業時間が飛躍的に短縮できますよね。しかも人的ミスや計算ミスも怒らず、より正確な作業となるでしょう。比較的すぐに実践できる方法でもあるので、業務効率化を検討している場合はこうしたツールを取り入れてみると良いかもしれません。

ICTシステムの活用

ICTサービスの活用をすることで、全体的な業務効率化が図れるでしょう。多少のコストはかかりますが、業務時間が軽減されることで残業コストが減り、十分回収できるくらいの価値があるはずです。ICTサービスの導入を検討している際、国や自治体が補助金制度を用意している場合もあるため、こうした制度をうまく活用することでお得に使えるでしょう。

保育園の業務効率化はICTシステム導入

保育園における業務効率化を図るために最も効果的なのがICTサービスの導入。保育士不足が問題となっている昨今、保育士業務を軽減するために様々なICTサービスが登場しているのをご存知でしょうか。

保育園専用のサービスとして展開されているものなので、無駄な機能がなく、使いやすさも抜群でしょう。基本的には登降園管理、職員の勤怠・シフト管理、保育園からのお便り作成・毎日の連絡帳、保護者への連絡、職員間の連絡事項共有など、保育園の運営に必要不可欠なものばかりです。

こうした業務をICTシステムの導入で一気に効率化することで、職員や保育士の作業時間が減り、負担を軽減させることにも繋がるでしょう。

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保育ICTシステム導入のメリット

補助金

保育園にICTシステムを導入する場合には、国や各自治体が設けた条件等に沿って、補助金が出る場合があります。例えば東京都では、最大200万円までが補助金として支給されるという内容でした。
導入に関するコストが心配という場合でも、こうした補助金を利用することで負担なく導入できる場合もあるはずです。是非、こうした補助金情報もチェックしてみてくださいね。
(参考データ:”保育所等におけるICT化推進事業について” 東京都福祉保健局HP)

シフト管理

保育園のICTシステムには、職員の勤怠管理やシフト作成機能が搭載されているものも多いのをご存知でしょうか。

勤怠担当者やシフト担当者は、毎月これらの作業に時間を費やしてるはずです。ICTシステムの勤怠管理機能では、勤務時間や残業時間を自動集計して計算、シフトも職員の希望シフトを考慮して自動反映してくれるサービスもあるくらいです。
毎月頭を悩ませている勤怠管理が飛躍的に効率化できるでしょう。

保護者にとってもメリット

ICTシステムは、保育園や保育士にとってメリットがあるのはもちろんですが、実は保護者にとっても嬉しいポイントがあるのです。毎日の連絡帳や保育園からの連絡事項を、システム上で共有してもらえるので、スマホ上でも確認できるようになる場合があります。また登降園に関しても、システム上で出欠・遅刻等の連絡を簡単に行える機能を搭載しているサービスも多く、忙しい保護者にとってもこの作業の時間短縮が可能になるでしょう。

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比較は大変

現在、保育園のためのICTシステムは様々な企業がサービスを展開しています。ICTシステムに関する知識がない場合、どのサービスが良いのか、どんな違いがあるのかはわかりにくいですよね。

本サイト「ICTキッズ」では、数多くのICTシステムの中から、より適切なサービスをご紹介しております。保育園の運営業務に関するお悩みやICTシステム導入に関する疑問がある場合は、是非一度無料相談を活用してみてはいかがでしょうか。

まとめ

今回は業務効率化に関する内容を、保育園の運営を軸にしてご紹介しました。

一般企業でも保育園の場合でも、業務効率については共通して改善していきたいポイントでしょう。特に保育園では保育士不足が深刻化している状況下であるため、業務を効率化させ、少しでも保育士の労働時間や業務量、働く環境の改善に向けて早急に動き出したいところです。
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