保育園の運営に革新をもたらす「CoDMON(コドモン)」という選択

こんにちは、ICTキッズ編集部です。近年は不足する保育士の業務支援のため、保育の現場でもパソコンやタブレット端末を用いた業務管理システムが続々と登場しています。今回は数ある業務支援システムの中から、「CoDMON」について詳しくご紹介します。

CoDMON(コドモン)とは

株式会社スパインラボが提供する「CoDMON」は、インターネット上で情報が管理できるクラウドシステムで、2015年に登場しました。すでに500を超える保育園で導入されており、経済産業省のIT導入支援事業などにも選ばれています。

パソコンやタブレットなど、インターネットに接続できる端末があれば、誰でも簡単に利用することができます。また、従来のように園のパソコン1台1台にソフトをインストールする手間もなく、PCが故障した場合でもデータが破損することはありません。タブレットやスマートフォンで使う場合には専用アプリがあり、直感的な操作が可能です。システムのアップデートも自動的に行われるので、機械が苦手な方でも安心して使うことができます。

CoDMON(コドモン)にできること

「CoDMON」は保育園専用に開発された業務支援システムなので、保育園の運営にかかわるさまざまな業務のサポート機能を備えています。こういったシステムは主に保育士の業務負荷の軽減に目が行きがちですが、実は保護者にとってもメリットがたくさんあるのです。それでは、使用目的を大きく3つに分けて、それぞれの機能についてご紹介していきましょう。

(1)保育の質を高める5つのツール

「CoDMON」には保育指導案の作成や園児一人ひとりの健康管理など、保育士の仕事において一番重要な業務を効果的に支援するツールが充実しています。

指導案・日誌作成

指導案の作成は非常に手間がかかるもの。年間指導計画(年カリ)に始まり、月案、週案など、きちんと作れば作るほど膨大な量になっていきます。しかし一方で、せっかく作成した指導案が作りっぱなしになっていたり、その場限りの反省になってしまって同じミスを繰り返してはいないでしょうか?

「CoDMON」の指導案作成は、過去から未来への連動性を重視した設計なので、日々の日誌や年カリ・月案・週案・日案がそれぞれデータ連携でき、より一貫性のある指導案の作成が可能です。豊富な文例集も用意されており、お手本となる表現を学びながら指導案を作ることができます。

発達記録

同じ学年でも4月生まれと10月生まれでは発達の度合いが全く違うものですよね。また成長スピードの個人差も大きく、それぞれの発達に合わせた保育や指導を行うためには、園児一人ひとりを注意深く観察することが必要です。「CoDMON」の発達記録は、独自に構成した発達経過記録項目を元にチェックを入れていくだけなので非常にシンプル。日誌や指導案とも連動するので、記録の無駄がありません。

健康チェック

園児たちの体調管理も重要な仕事の1つですが、一度に何人分もの食事量や検温、排泄などの記録をつけ、集計するのは大変です。「CoDMON」を利用すれば、タブレットやスマートフォンでつけた記録が自動的にデータが連携されるので、連絡帳や個人記録への転記の手間を省くこともできます。

ヒヤリハット

園児がケガをしそうになったとか、車にひかれそうになったとか、ヒヤリハットの経験は誰にでもあります。また万が一、事故が起こってしまった場合にも、その情報を共有することは再発防止につながります。「CoDMON」には園内外のヒヤリハット・事故報告書を蓄積する機能があります。事故報告書は園内対応(軽傷)と病院搬送(重大事故)の2種類が作成でき、画像も3枚まで挿入することが可能です。

園児台帳

「CoDMON」には園児一人ひとりのデータを一元管理できる園児台帳機能があります。名前やクラス、生年月日といった基本情報のほか、アレルギーなどの健康情報、さらには日々の個人記録も自動的に集約されていくので、とても便利です。

(2)6つの機能で保護者とのコミュニケーションが円滑に

保護者とのコミュニケーションも非常に重要ですが、基本的に登降園時にしか顔を合わせることができない状態では、できることも限られます。「CoDMON」の保護者向けアプリを活用して、紙ベースの連絡よりも円滑な情報共有ができれば、保護者の満足度を高めることにもつながります。

緊急連絡

「CoDMON」なら1園児につき登録できるメールアドレスは無制限なので、園児の両親だけでなく近所に住む親族なども登録が可能です。スマホの通知機能やアプリでも配信できるので、仕事中はなかなかメールのチェックができない保護者も、メールアプリを開かずに内容を確認していただけます。メール本文のテンプレートも豊富に用意されているので、毎回似たような文章を一から作成する手間も省けます。

連絡帳

「CoDMON」で連絡帳をアプリ化すれば、園での子どもの様子を知りたいという保護者の強いニーズに応えることができます。文章だけでなく写真や動画を使って伝えられるので、保護者の満足度はより一層高まることでしょう。保護者も家庭での様子を最小限の手間で入力できるようになるので、お互いの負担軽減につながります。

欠席・延長連絡

お休みの連絡は通常電話によることが多いですが、忙しい登園時間帯の入電は園にとっても負担が大きいですよね。「CoDMON」なら保護者専用アプリから欠席や遅刻、延長連絡を瞬時に園に報告でき、あわせて感染症の報告も可能です。保護者からの連絡はリアルタイムに出席簿に反映されるため、事務処理の手間も省けます。

お便り・献立表配信

クラスだよりや給食の献立表の印刷は手間もコストもかかって、園にとっては大きな負担ですよね。でも手書きやExcelなどで作った配布物が、保護者アプリ上でデジタル配信できたら便利だと思いませんか?これなら希望者のみに印刷物を配布すればいいので環境にも優しく、コスト削減につながります。

保護者アンケート

行事への参加確認なども、期限までに回答を集めるのはなかなか骨が折れる作業です。でも「CoDMON」のアプリがあれば、意思確認やアンケートも簡単です。アンケートの設問は園で独自に設定できますし、回答はシステム上で自動集計されるので、とても便利です。

行事予定

イベントや年間スケジュールの周知も「CoDMON」なら簡単です。クラスごとに行事予定を入力するだけで、保護者マイページに表示させることができるようになります。月間や週間などカレンダー表示も切換えができ、定期的な予定は繰り返し設定をすることで入力の手間を省けます。

(3)事務処理の無駄を省く6つの知恵と技術

メモした情報を別の用紙に書き写したり、パソコンに打ち込んだりする作業もできれば簡素化したいものですよね。特に登降園時間のチェックなどは保育料の計算にも関係するので、できれば簡単かつ確実に正確なデータを残したいもの。また世帯によって異なる保育料の計算も簡単にできたらいいなと思いませんか?そんな願いも「CoDMON」はちゃんと叶えてくれます。

登降園管理

「CoDMON」なら、ICカードとタッチパネルの両方に対応する登降園管理を導入できるのをご存じですか?これを使えば保護者が登園記録を押すために渋滞を起こすこともありません。兄弟の一括打刻機能もあるので、1枚のカードで全員分の打刻を行うことができます。兄弟のうち1人がお休み、なんて場合にももちろん対応可能です。

保育料の計算

登降園の打刻データや保護者からの連絡をシステムで一括管理するメリット、それは保育料の計算時に一番実感できるのではないでしょうか。全国市区町村の保育料設定に対応しているので、園側で階層区分毎の保育料を登録する必要もありません。「CoDMON」は、月極延長やスポット保育などの料金設定も登録できるので、登降園時刻から自動で保育料が計算されます。

請求書発行

請求書の発行は園児ごとに行うことができ、おむつや捕食、物販も追記できるため、請求を一本化させることが可能になります。保護者マイページで請求情報を公開できるので、場合によってはペーパーレスにできる可能性も。口座振替用のデータは自動生成できるので、金融機関と連携もスムーズです。

職員シフトの作成

「CoDMON」は園児の登園予定日と保育士の必要配置数をもとに、必要人員を算出してくれるだけでなく、統計データで職員間の公平性の確保や残業管理も簡単になります。シフトの調整はどの業種でも悩ましい業務の1つですが、これなら効率良くシフトを組むことができるのではないでしょうか。

出勤管理

園児の登降園だけでなく、職員の出退勤もICカードやタッチパネルで打刻可能です。打刻データはエクセルやCSV形式でダウンロードできるため、他社製の給与システムとの連動させることができます。

職員間の情報共有

掲示板機能で職員同士の情報共有もスムーズになります。全職員に対し一斉にメールで連絡する機能やチャット機能もあり、迅速な緊急連絡が可能です。

写真の販売や複数の園の管理もCoDMON(コドモン)でスマートに

撮影アプリによってiPadやスマホで撮った写真をクラス別に自動配信したり販売できる機能や、複数園を統合的に管理できる機能も「CoDMON」には搭載されています。気になるセキュリティについては、世界で最も信頼性の高いAmazon Web Services(AWS)を採用し、全てSSLによる暗号化通信を行っています。

リーズナブルな料金と安心のサポート体制

「CoDMON」の初期費用は無料です。月々の使用料は基本サービス利用料の5,000円のほか、利用したい機能に応じてオプションが選べるシステムになっています。資料請求や訪問での説明も随時受付ており、導入後は電話やメールによる専任スタッフのサポートのほか、遠隔操作による問題解決の仕組みもあるので安心です。

今なら文科省「幼稚園向けICT補助金」や経産省「IT導入支援事業」にも対応しており、費用を抑えた導入も可能です。まずは問合せをしてみてはいかがでしょうか。

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