災害発生時の情報共有がスムーズに行えるコドモンの「緊急連絡機能」とは？

さまざまな自然災害に見舞われやすい日本。小さな子どもを持つ保護者の方々や、子どもを預かる保育園では、いざという時に迅速かつ適切な対応が取れるかどうか不安ですよね。アナログな手段に頼っていると、伝達ミスや避難先でのアレルギー情報の見落としなど、災害以外の事故が発生してしまうリスクも考えられます。

では保護者と保育士で正確な情報を共有し、子どもを安全に避難させるためにはどうすればいいのでしょうか。

保育ICTシステムの「コドモン」なら、緊急時の連絡もスムーズに行える上に、避難先からスマホやタブレットを使って子どもの情報を確認することも可能です。2018年に発生した大阪北部地震発生でも、多くの保育園ではコドモンが活用されました。今回はコドモンの緊急連絡機能について見ていきましょう。

安否確認などの緊急連絡の重要性

日本は世界でも、災害が多い国として知られています。とくに近年では地震や大雨、洪水など多くの災害が発生していますよね。避難勧告や安否確認など、緊急時の連絡対策について事前準備の重要性が指摘されています。

災害時には通常の数十倍通話が集中するとされており、電話が繋がりにくい状態になりやすいと言われています。そのために政府でも、電話よりも比較的繋がりやすいとされるSNSやLINEの活用が推奨されています。しかし多くの保育所では、SNSやLINEによる連絡手段が整備されていないケースも少なくありません。

災害用伝言ダイヤルや電話連絡網といった、アナログな手段しか用意されていない場合には注意が必要です。自然災害は予測がつけにくいもので、アナログな手段ではいざという時に迅速に対応できないことが想定されます。また災害時の混乱した状況の中では機能しにくい側面もあり、具体的な情報が伝達しにくいという欠点もあるでしょう。

その点、保育ICTシステム「コドモン」には、緊急連絡機能も搭載されているので、上記のような悩みを改善することができます。

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コドモンの緊急連絡機能

保育施設の業務支援ICTシステム「コドモン」には、緊急連絡機能も搭載されています。アプリ上で保護者に一斉連絡が行えるので、電話以外の連絡手段を確保することが可能です。写真や動画を用いて情報を共有すれば、災害時に保護者とも正確な情報をやりとりできるでしょう。

もちろん緊急時にも活用が可能で、緊急連絡、保護者アンケート、園児台帳などコドモンに保管されたデータを活用できます。コドモンでは園児に関するデータが一括管理されています。緊急時には書類の持ち出しは難しいですが、コドモンならスマホまたはタブレットがあれば書類を持ち出す必要がありません。家族情報、アレルギー情報、健康状態など緊急時に必要な情報もすぐに引き出せます。混乱が発生しやすい災害時の事故を未然に防ぐことも可能となります。

緊急連絡を一斉配信

コドモンは、緊急時の連絡を確実に伝達してくれます。保護者に対して緊急連絡を一斉に配信することが可能で、全体宛・クラス宛・保護者個人宛いずれにも対応しています。あらかじめ登録しておいた園児やクラスを指定して、連絡事項を記入するだけで情報配信が行えますよ。

スマホやアプリの通知機能で配信可能

コドモンの緊急連絡は基本的に他のシステムと同様、Eメール配信に対応しています。しかしメール配信では保護者の設定次第では、届かない可能性もありますよね。そこでコドモンは確実に情報を届けるため、メール配信以外にもスマホの通知機能やアプリ内配信など、さまざまな方法が用意されています。

スマホの通知機能ならメールを開かなくても情報が通知されるので、メールをチェックする習慣がない保護者もすぐに確認できるでしょう。

便利なテンプレートで簡単作成

コドモンでは、よく使う文章をテンプレートとして登録しておくことも可能です。テンプレート化により、いざという時にもすぐに呼び出して配信できるようになりますよ。また一貫した内容の記述も行えるので、混乱も招きません。

季節によって発生しやすい「台風接近のお知らせ」「感染症流行のお知らせ」、日常で発生しやすい「送迎バス遅延のお知らせ」などの文例は、あらかじめ登録しておくといいでしょう。

園児ごとに登録できるメールアドレスは無制限

コドモンでは一人の園児につき、複数のアドレス登録が可能です。両親・祖父母など、複雑な家族構成の保護者も想定して設計されています。たとえば当日、誰が迎えに来るのか分からないこともありますので、そんな時は一括で保護者全員に伝達できるので安心です。

さらにメールアドレスは、保護者自身で変更・管理できるようになっています。保護者がメールアドレスを変更したからといって、変更届を受け取ってシステム上で変更手続きを行う必要がありません。

迷惑メールリスクも最小限

コドモンは専用のメール配信サーバーを介して、メールが配信されるようになっています。これにより、保護者へのメールが迷惑フォルダに分類されるリスクも最小限となります。ただし保護者自身が「指定受信設定」などを設定している場合には、事前に配信先アドレスの受信を許可してもらう必要があります。

大阪北部地震発生を受けて改修されたポイント

2018年6月18日に発生した大阪北部地震は、マグニチュード（Ｍ）6・1、大阪府内で震度6弱が観測され、地震の影響で府内北部の幼稚園や保育園、小中学校に高校などが休校となりました。

大阪北部地震の際には、コドモンを導入している多くの園で、緊急連絡や安否確認の手段として活用されたのをご存知でしょうか。全国的に大きなニュースとなったこの災害を受け、コドモンでは一部システムに早急な改修が施されました。さらに利便性を増したコドモンの改修されたポイントについて、見ていきましょう。

緊急連絡が承認なしで即公開できるように

大阪での災害を受けて、コドモンの緊急連絡機能に「お知らせ一斉配信」と「アンケート」に「緊急連絡（承認なしで即公開）」が追加されました。編集権限を持つユーザーには「緊急連絡（承認なしで即公開）」のチェックボックスが表示されますが、承認権限を持つユーザーには表示されません。チェックボックスにチェックを入れれば、承認を待たずに即時公開が可能となります。

手順

承認なしで配信する手順は以下の通りです。

1. ホームから「お知らせ一斉配信」を開く
2. 「新規投稿」を選択
3. 「緊急連絡（承認なしで即公開）」を選ぶ
4. 本文を入力して配信する

まとめ

今回はコドモンの「緊急連絡機能」に焦点を当てて解説しました。

コドモンは保育園において日頃の業務も助けてくれますが、災害などの緊急時にも役立つ機能が満載です。災害時に発生しやすい事故やトラブルを想定して、未然に防ぐ工夫がなされています。2018年の大阪北部地震では安否確認のために活用され、2019年には奈良市で「施設機能強化推進費加算」の対象に認められるなど、多くの園で活用が進められています。

災害の多い日本だからこそ、いざという時の備えはしておきたいですよね。この機会にコドモンの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。