仕事を効率よく進める業務管理とPDCAを徹底解説!

最近では、働き方改革の推進にともない「業務管理」という言葉も目にするようになりました。業務管理は、仕事を効率的にしていく上で必要になものですが、そもそも「業務管理」という言葉には、どのような意味が含まれているのでしょうか?

今回は、業務管理の意味とその方法についてご紹介していきます。保育園を運営している方、これから保育園の経営を検討している方もぜひご覧ください。

業務管理の意味とは?

業務管理とは、日常行っている業務を効率的かつ能率的に運営することを意味しています。どの仕事でも業務は多岐に渡り、業務が複雑化した場合は、効率的に進めるための業務管理が必要になります。

業務管理の方法としては、タイムマネジメントやPDCAを利用したり、管理ツールまたはシステムを使用したりするなどが挙げられます。以下に詳しくみていきましょう。

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時間を上手に使って業務効率化

まず、業務管理で抑えておきたいことが「時間管理」です。業務は、限られた時間の中で効率的に遂行する必要性があります。時間管理ができれば生産性も上がるので、仕事の成果が向上したり、残業時間が減ったりします。

タイムマネジメントのコツ

上手にタイムマネジメントするためにはコツがあります。タイムマネジメントには、スケジュール管理、タスク管理、時間リソース管理の3つのポイントがあります。この3つのポイントをご説明します。

①スケジュール管理

まずスケジュール管理では、会議や面談などのスケジュールを一元で管理し、約束事の見える化を図って空いた時間を一目で分かるようにしましょう。新しい約束事が入ったら、すぐにスケジュールに反映することも大事です。

②タスク管理

タスク管理は、仕事の投入と進捗を管理するもので、個人とチームに分けて考えます。個人は、スケジュール管理と進捗管理を行い、チームでは仕事のプランニングや割当管理などを管理します。企業によってはタスク管理ツールなどを活用して、ムダのないタスク管理を実現しています。

③時間リソース管理

時間リソース管理とは、予定していた仕事と予定外の仕事量をみて各リソースの配分を考えることです。また仕事量について、極端に作業負荷が高いところはないか、低すぎるところがないかを見ていきます。ツールとしては、タスク管理ボードに全員のタスクカードを貼り出すのがオススメです。

効率よく業務管理を進める方法

効率よく業務管理を進めるには、ツールを賢く使うといいでしょう。業務管理のツールには、アナログな方法、オンラインサービスを使った方法、システムを導入する方法などがあります。

①アナログの方法

紙やボードを利用して、管理する方法です。インターネットに繋がっていなくても見られますし、ホワイトボードなどに貼り出せば、従業員の目に止まりやすくなります。

②オンラインサービス

離れた場所からでもタスク管理ができます。土台はサービスが作ってくれているので、便利です。代表的なタスク管理サービスは以下の通りです。

  • Trello
  • Stock

③システムの導入

システムにはさまざまな種類があります。事業規模が大きくなってきた場合は、システムの導入をすると効率的です。例としては、次のようなシステムがあります。

  • 会計管理システム
  • 税務申告用システム
  • 販売管理システム
  • 購買管理システム
  • 人事管理システム
  • 勤怠管理システム

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仕事管理の基本「PDCA」

「PDCA」という言葉を聞いたことはあるでしょうか? PDCAは仕事管理をする上での基本です。それぞれの頭文字は、「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(評価)」「Action(改善)」を意味しています。このPDCAを繰り返し行うことで、効率的な仕事が行えるようになるというものです。

Plan(計画)

目標を達成するために、スケジュールに落とし込み計画を立てていきます。必要な行動量を具体的に整理することがポイントです。

Do(実行)

Planで立てた計画通りに実行していきます。このとき、実際に実行した仕事について書き残すことが大切です。なぜなら、後から計画通りに行動できたかを分析するためです。

Check(評価)

計画通りに実行できているかをチェックをします。実行できていたら良かった点としてまとめ、できなかったら「なぜできなかったか」を検証します。

Action(改善)

評価(Check)を元に、良かった点を継続し、できなかった部分の改善方法を考えます。改善方法は、Plan(計画)に落とし込みます。

保育園の業務管理はICTシステムの導入がおススメ

保育士の仕事は、子どもや保護者と関わるだけでなく、書類作成やイベント企画など業務もあり、とても幅広いです。仕事を効率的に行い、質の高い保育を提供するためには、ICTシステムの導入をオススメします。

ICTシステムは、日誌や指導計画の作成、イベントの管理が便利になるだけでなく、保護者とのコミュニケーションもスムーズになるものです。また、保育料や延長保育料計算なども行えるので、園にとってもメリットがあります。

まとめ

仕事管理は、従業員の負担を軽減し、仕事の質を向上するためにとても大切です。仕事管理のツールは、アナログのものだけではなく、オンラインサービスや業種に特化したシステムがあります。ご自身のスタイルに合ったものを選択して利用してみてくださいね。

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