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保育士の業務管理をエクセルで行うのはデメリットしかない!?保育ICTシステムで効率化を!

保育士の業務管理をエクセルで行うのはデメリットしかない!?保育ICTシステムで効率化を!

保育士のシフト管理や、園内の業務など、みなさんどのように管理していますか?
まだまだ保育園では手書きの資料であったり、エクセルを使って管理しているという方も多いかもしれません。しかしエクセルでの管理を行っていくのも、実際は限界があるのも事実です。
ここではエクセルなどでの業務管理に限界を感じている方のため、効率化をはかるためのシステム利用について解説していきます。

業務管理をエクセルで行うデメリット

パソコンで業務管理を行うのに便利とされていたエクセルですが、近年はエクセルの利用だけでは難しいと考える企業や施設も増えているようです。
エクセルで業務管理を行うデメリットとしては、以下のような点があります。

  • データ量が増えると、ファイル自体の容量が重くなり、エクセルの立ち上げや動作が重くなる
  • 管理内容によって、エクセルデータのファイルも分けることになり管理が面倒になる
  • 入力者が同時に作業することが難しく、データが崩れてしまうことがある

このようにエクセルでの業務管理には、使い続けることでデメリットとなり、効率的な業務進行が難しいということもあるようです。社内で共有のサーバーなどを使えば、複数でエクセルを管理することが可能ではありますが、ネットワークがしっかりしていないと、結局負荷がかかってしまうことになるので、効率化というには難しいかと思います。

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保育園向け業務管理システムは?

近年、保育士の人手不足や離職率増加により、保育園での業務効率化や業務改善を進める動きが国を挙げて高まってきています。長らく保育園での業務管理は、手入力や一部エクセルやワードといったものに頼っている部分が大きいため、保育士の負担が減っていかないことも離職を生む要因となっています。

そこで保育園における業務効率化や、保育士の負担軽減をめざすため、保育園向けの業務管理システムが登場してきました。子どもたちの様子を見る傍ら、時間と手間がかけられていた事務作業を軽減できる、業務管理システムの導入がすすめられています。

なお保育園向けの業務管理システムには、保育士のシフト作成や勤怠管理、園児の個人情報や登降園の管理などのほか、保育料の計算など多岐にわたります。

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システムで効率化できるか?

ではシステムを導入することで、業務の効率化は可能なのでしょうか。業務管理システムには、さまざまな種類があるため、保育園や各企業が抱える課題に合わせて導入することができます。代表的なシステムの種類としては、以下のような物があります。

  • 会計管理:各種帳票の作成や財務諸表の作成など、経理部門の業務効率化が図れます。
  • 販売管理:商品を受注した後の出荷から請求までの一連の動きを管理できるほか、在庫管理などの機能がついているものも。
  • 人事管理:社員情報をはじめとしたさまざまな情報を管理し、多くの社員を抱える人事担当者の細かい作業を軽減します。
  • 勤怠管理:社員の出退勤を管理できるもので、正確な残業時間の把握や給与計算に活用します。
  • 顧客管理:店舗では、顧客満足度向上やマーケティング活用の目的として、顧客管理システムも多く取り入れられています。

このように幅広い業種で、さまざまな業務管理システムの導入が行われています。もちろん保育園や幼稚園といった保育施設でも同様で、保育ICTシステムの導入により、月間で数十時間の工数削減が可能となり、人件費などでかかるコストも年間で300万以上削減できた園もあります。

園に保育ICTシステムを導入する手順は?

保育園にICTシステムを導入しようとした場合、どのような手順で進めればよいのでしょうか。

自分で調べて探す

何かしらシステムの導入を考える際、まずは自身で色々と調べるかと思います。たとえば知り合いの保育園関係者がシステムを使っていれば、そのシステムについて教えてもらったり、インターネットを使って検索することが主な方法です。実際に利用している方がいれば、使い勝手なども聞くことができるので助かりますね。

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専門家に相談する

保育園向けICTシステムといっても、専門的な機能のものから幅広く機能を持つものまでさまざまです。
そうなると、自分の保育園ではどういったシステムが適しているのか、抱えている課題を解決するにはどんなシステムを選べばよいのか、分からずにいる方も多いのではないでしょうか。他の園では良かったと聞いて、実際に導入してみると、自分の園にはマッチしなかったということもあり、事前にシステムの機能や特徴を鑑みて判断することが必要です。

こんな時におススメなのが、ICTシステムの専門家に相談することです。ICTキッズでは、保育ICTシステムに詳しい専門スタッフが、相談内容にあったシステムをご紹介。ピッタリのICTシステムを、いくつか比較できる資料ももらえるので、検討段階の方でも気軽に相談することができます。

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まとめ

待機児童が増えている昨今、保育士の離職回避は大きな課題となっています。少しでも保育士にかかる負担を軽減できるよう、ぜひICTシステムの導入を検討してみてください。
保育無償化もスタートし、ますます注目を集める保育士の労働環境を改善し、円滑な保育園経営を行うにもシステムによる効率化が急がれるでしょう。現在、保育ICTシステムの導入には補助金を設けている自治体もあるため、コストを抑えて導入することも可能なので、この機会にぜひチェックしてみてください。

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