登降園システムで送り迎えの時間をよりスムーズに!

こんにちは、ICTキッズ編集部です。登降園の時間帯には保育士にとって重要な業務があります。登園時には子どもの顔色から健康状態や精神状態などをチェックしたり、直接保護者から園児の状態をヒアリングします。降園時は、子どもの健康状態やその日の出来事などを保護者に口頭で伝えたりします。1日の業務時間の割合からするとほんのわずかな時間ですが、登降園の時間帯は保護者と直接接することのできる貴重なチャンスです。

一方で、登園時間や降園時間のチェックも重要な仕事です。登降園時間のチェックをないがしろにしてしまうと、保育料の請求に支障が出てしまいます。保護者とのコミュニケーションに集中するあまり、登降園の記録がおろそかになってしまっては大変です。登降園システムはそんな多忙な皆さんをサポートし、保護者との情報交換や子どもの様子の確認に注力させてくれます。ということで、今回は登降園システムを比較してみたいと思います。

そもそも登降園管理はなぜ必要なの?

一番の理由は、延長保育の時間計算と請求書作成のためで、行政への報告にも必要です。登降園管理は1時間単位で報告書に記載しますが、延長保育の計算方法は園によって30分単位だったり1時間単位だったり、設定もまちまちです。正確に記録をしないと延長保育料の計算ができなくなりますし、保護者とのトラブルにも発展しかねません。登降園管理は非常に重要な業務と言えるでしょう。

登降園システムを導入するメリット

以前「5つの保育業務支援システムを導入するメリットとデメリット」でも紹介しましたが、一番のメリットは登降園時に保護者とのコミュニケーションに集中することができるという点です。特に登園時は、子どもの朝の体調・状態を確認することができるタイミングです。コミュニケーションに集中できれば、保護者とさらに良い関係を築いていけるのではないでしょうか。

また登降園時間があいまいで、延長保育料がしっかり請求できないようでは、保育士の給料にも影響しかねません。保護者との関係性が構築されてくると、ついつい延長保育に対して甘くなってしまいがちです。しかし時間管理をシステム化することで、厳格に延長保育時間を管理できるようになるのです。これにより保育士の見えないサービス残業をなくすこともできます。

請求料金の計算間違いをなくすることができるのも、管理システムを導入するメリットの1つです。登園時間をもとにシステム上で保育料を自動計算するので、手計算による計算間違いをなくすことができます。さらに計算時間の短縮も図れるので、その分保育に集中することができます。

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システムを選ぶときに注意すべき4つの確認ポイント

非常にメリットのある登降園管理システム。今すぐにでも導入したいという園は多いのではないでしょうか。ですが、ここで一呼吸をおいてお伝えしたいことがあります。登降園管理システムにおいても多くの種類・メーカーが存在します。この中から、園に最適なシステムを導入するために有効な、4つの確認ポイントをご紹介します。

時間の計算方法の自由度

園によって延長保育時間の計算方法は様々です。降園時刻の5分後までは延長保育にならない園もあれば、1分でも過ぎた時点から延長料金が発生する場合があります。延長保育の時間設定が1分単位、あるいは15分、30分単位とシステムによって異なるので、検討するシステムの時間設定の単位を確認しましょう。

最大処理人数と所要時間の確認

システムによって、1分あたりに処理できる人数の上限が異なります。大規模な保育園であれば、登降園時の混雑時にいくつ打刻システムがあればスムーズにできるのかを確認しておきましょう。例えば1分あたり6人処理できるシステムならば、5分で30人の打刻が可能になるので、100人規模の保育園でも1台で問題ないかと思われます。

代理打刻の方法

打刻方法もシステムによって異なります。バーコードやICカードなどを利用するシステムの場合、認識するモノ(バーコード・ICカード)を忘れた場合の打刻方法が何なのかを明確にしておきましょう。「バーコードを忘れたので打刻することができなかった」「帰りのときに子どもが持っているはずのバーコードがなくなっていた」といったことはよくあります。このような状況になったときに、どう対処するのかをシステム毎に確認しておきましょう。

オペレーションを考えた設置場所と設置台数の確認

最後に設置する場所について考えておきましょう。登降園ですので、下駄箱周辺や入り口に設置されることが多いと思います。しかし打刻のため、同じ時間に一ヶ所に人が集中したらどうなるでしょうか?園児の安全管理上、良いとは言えませんよね。

また混雑でなかなか打刻できず、延長保育前に保護者が迎えに来ていたのに、延長保育の対象として記録されてしまうかもしれません。そのような事態を起こさないためには、動線を考慮して2箇所以上に打刻システムを設置するのも1つの方法です。たとえ処理スピードが速くても、入り口等が狭くて混雑するようであれば、複数の場所に打刻処理システムを整備したほうが良いと思います。

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