桜システムを導入した【阿武山たつの子認定こども園】の声

こんにちは、ICTキッズ編集部です。今回取材に伺ったのは、広々とした園内と、和気あいあいとした雰囲気が魅力的な「阿武山たつの子認定こども園」です。まだICTシステムがメジャーではなかったころから桜システムを導入し、15年間桜システムを使用しています。

園長の原道子先生にお迎えいただき、とてもアットホームな雰囲気の中で、勝見 勇志先生と、大谷 たえこ先生のお二人にお話を伺いました。

桜システムの導入で、出席の管理・計算が驚くほど楽になった

――勝見先生がこの園に配属されたのと同じ時期に桜システムが導入されたと伺いました。

(勝見先生)はい、そうです。以前いた園では出席簿の管理や計算(子供1人について1ヶ月に何日出席しているのか)などは、自分たちで帳簿を見ながら計算をしていました。そのため、月末になると本当にやることが多くて大変だったんです。この園に来た時に桜システムが導入されて、そういった処理がすごく楽になっているのを実感しました。

(大谷先生)最初は理事長が「法人としてこういうシステムを利用しましょう」と導入したのがきっかけでした。その頃は桜システムが一番メジャーで、やはり「事務作業の軽減」のため導入を決めたのだと思います。最初は180名ほどの園児の名簿を入れるのが大変でしたが、一度入力してしまえば後の管理はすごく楽で、簡単に利用できて便利です。

――今使っている桜システムの機能を教えてください。

(勝見先生)主に出席、メール、成長曲線、お金の管理、掲示板機能を利用しています。最近では新しくアップデートされた新機能もあって、すごく使いやすいです。

――その新機能とはどんなものなんですか?

(勝見先生)はい。今まで出席の時は、兄弟や姉妹がいてもその園でのクラス分けによってバラバラに入力しないといけなかったのですが、この4月から、兄弟を設定すると自動的にどちらかひとりの名前をタッチするだけで兄弟情報が出るようになりました。いわゆる紐付けができる形になったので、保護者の方からしてもとても便利ですし、僕たちも出席を見る時にすごく楽になりました。

――なるほど!そんなこともできるんですね!他に便利だなと思う機能はありますか?

(大谷先生)出席簿の表示を自由に変えられる点ですかね!例えばそこに「プールに入れるか、入れないか」など、事前に親御さんに聞きたい情報を入れておけば、出席のタイミングで保護者の方がそれをタッチで入力してくださるので、情報を共有できるのがすごく楽です。前は直接聞いたり電話をもらったりしなければならなかったので…。

(勝見先生)僕は成長記録を残しておける点がすごく便利だなと感じています。数年単位で細かく保管できるほかにも、残ったデータから自動的に成長記録がグラフになって出てくるんですよ。こうすることで、一目で一人一人の成長過程がわかりやすいし、保護者の方にそのデータを印刷してお渡しすることもできるので、とても助かっています。保護者の方もすごく喜んでくださるので、僕たちも嬉しいですね。

――自動的にグラフ化してくれるのはすごく便利ですね!大切なお子様の成長の記録だからこそ、正確に残しておきたいですもんね。

導入はスムーズ。意外にも保護者の方は違和感がなかった

――システムを導入するにあたっての保護者の方の反応はどうでしたか?

(大谷先生)保護者の方に園の説明をする際にはシステムについても伝えていますが、「すごいですね〜」という反応がほとんどで、特にそこで質問されたり戸惑われたりする人は少ないと思います。若いお母さん方も多いので、システムの導入はスムーズに受け入れてくださっていますね。あとは、きちんと履歴に残るという点で「言った」「言わない」のトラブル防止にもなっています。

――ICTシステムを導入している保育園はまだまだ少ないので、私も自分が保護者なら便利だと思います。逆に、システムを導入して困った点などはありませんか?

(勝見先生)困っていることは特にないですが、要望としては「教育日数」だけを個別で計算できれば嬉しいですね。園では年間の教育日数が決められていて、そこに土日の出席は含まれないのですが、今のシステムだと1ヶ月分の名簿を出した時に、土日の出席も全部反映されてしまって、それを計算し直すのがとても大変なんです。各園によって要望が変わるので難しいとは思うんですが、改善していただければ嬉しいです。

――では逆に導入してよかったと思う点は?

(大谷先生)「桜メール」というシステムを使って、各クラスごとに一斉送信で行事のメールや、台風などの災害時に連絡を送ることができるのはすごく助かっています。昔は各家庭に電話をしていたので…。また、お迎えの際の保護者の名前(母が来るのか、祖母が来るのか)なども、事前に保護者の方にタッチしてもらうだけで職員が把握できるので、安全面という点でも一役買っていると思います。あとはお迎えの時に、時間を記入して頂く手間も省けるので、保護者も職員もどちらもすごく便利になりましたよね。その点では本当に導入してよかったなと思います。

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掲示板の利用で職員同士での情報共有もスムーズに

――「掲示板」も使っているということですが、これは具体的にどういった機能でしょうか?

(大谷先生)職員が桜システムを開いた際に、自動的に下に掲示板が表示される機能です。例えば「今日は◯◯の来訪があります」といった業務連絡を書いておくことで、一斉に職員全員と情報共有が可能なんですよね。しかも、誰が何時にその掲示板を見ているかということも管理できるので、とても便利だなと感じます。

――それはとても便利な機能ですね。システムが導入される前の業務連絡はどうされていたんですか?

(大谷先生)基本、メールや内線で行っていましたね。でも忙しくて内線をとれなかったり、なかなかスムーズに全員に情報を回せないことも多々あったんです。掲示板機能なら、開くだけで全員目を通すことができるし、情報を発信する側も掲示板に書き込むだけで済むので手間が減りました。

――職員同士の情報共有があってこそ、園内での子供達との交流もスムーズにいきますもんね。大切なことだと思います。

(大谷先生)はい。園内ではこのシステムがあることで仕事がコンパクトになり、その分子供達と触れ合う機会も増えたと思います。ただ、災害の時にシステムが使えなくなると困るので、結局印刷物は増えているんですよね。そういう緊急時の対策など、各園ならではの細かい要望にも応えていただけるようになれば、もっと仕事もしやすくなるなと思います。

【取材協力】阿武山たつの子認定こども園

「ときめき ひらめき 輝いて 生きる力を育む」を教育理念に掲げ、子供たちが無限に持つ自らの創造力を重要視した教育方針が人気の保育園です。平成9年4月1日に創立し、リフォームをしたという園内はきれいさと快適さ、そしておしゃれさも兼ね備えており、近くには小学校や公園もあり、子供を預けるには抜群の環境です。子ども一人ひとりを大切にしながら、健康・安全で情緒の安定した生活が出来る環境を保ち、自己を十分発揮しながら安心して活動できるように務めています。

保育園情報

使用システム:桜システム(2018年5月現在、新システムへの移行を準備中)
定員: 175名
開園時間:午前7:00~午後7:00(午後6:00~7:00は延長料金が必要です)
住所:大阪府高槻市阿武野2丁目2番1号
電話:072-692-0306
ホームページ:http://abuyama.shojifukushikai.jp/

まとめ

以前はすべて手書きで記入していたという出欠の確認や成長記録も、ICTシステムを導入することでその時間が減り、その分ほかの業務や子供たちと過ごす時間が増えたと語る園の先生たちの様子がとても印象的だった今回の取材。特に「ICTを導入したことで、保護者の方との業務連絡などもスムーズに行えるようになり、忙しいお母さんたちの時間も奪わなくて済むようになった」という声もあり、このシステムがもっともっとと世に広まればいいなと心から思いました。

各園で使われているシステムや要望も様々ですが、システムの担当者と密に連絡がとれるようになれば、もっともっとICTシステムの使いやすさも改善されるのではないかと期待しています。今後のICTの未来が楽しみです。

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