保育ICTシステムを選ぶ時にチェックしたい6つのポイント

こんにちは、ICTキッズ編集部です。保育園や幼稚園のICTシステムは非常に種類が多く、選ぶのが大変です。そもそも、どんなことに気をつけてシステムを選べば良いのでしょう?今回はICTシステムを導入する際に注意すべき点についてご紹介します。

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園への導入しやすさ

ICTシステムを園に導入するためには、システム専用の機械を用意したり、インターネット環境を整えたりする必要があります。種類によっては高額な開発費をかけてカスタマイズが必要になるかもしれません。

仮に大掛かりなICTシステムを導入した後に、もっと良さそうなシステムを見つけてしまうと、入れ替えにはかなりの時間とコストがかかってしまうかもしれません。システムに抵抗感のあるスタッフが多い園では、簡単に導入でき、入替えが簡単なシステムかどうかを重視した方が良いでしょう。

利用者が使いやすいかどうか

ICTシステムを使うのは、職員や保護者が大半です。園のスタッフだけでなく、保護者にも広く意見を聞いておきましょう。システム提供会社の多くはデモ機やデモアプリを用意し、実際に操作して使用感を確かめてもらえる仕組みを用意しています。導入を決める前に、システム会社に問い合わせて試してみると良いでしょう。

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必要な機能があるのか?

どれも似たり寄ったりに感じるICTシステム。しかしよく調べてみると、それぞれに個性があります。開発にあたって掲げられていた課題が「保護者とのコミュニケーション強化」と「園長業務の効率化」では、重視されるポイントも自然に差が出てきます。

さまざまな機能が用意されているシステムほど価格が高くなりがちです。業務に必要な機能と使わなくても良い機能を見極めた上で、システムを選びましょう。

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現行の運用手順や使用中のシステムとの兼ね合い

一部の業務にパソコンを使っている場合、新たなシステムを導入することで業務手順の見直しが必要になるかもしれません。従来のやり方を踏襲しながらICTシステムを導入すると、同じデータを入力し直す手間が発生するケースも考えられます。システムはあくまでも手間を省くために用意するものと考え、なるべく一元管理できるものを使うのがおすすめです。

機械の操作が苦手な職員にとって、全ての業務を急にシステムに移行することはストレスになってしまいます。そんな時は、徐々に使う機能を増やしていけるシステムを選ぶと良いでしょう。またやむを得ず複数のシステムを併用する場合には、互換性のあるものを選ぶとよいでしょう。

導入費用と維持費

新しいシステムを導入する際、特に補助金の申請を念頭に置いている場合は初期費用に目が行きがちです。しかし最近は初期費用を抑える代わりに月額使用料が発生するシステムも増えています。

園で必要としている機能を使うためにはオプション料金が発生する場合もあります。導入を決める際には必ず維持費も把握しておきましょう。

直感的に使えるデザイン性

iPadやiPhoneの登場で説明書がなくても使えるモバイル端末が増えています。スマホやタブレット等で使うシステムなのに説明書がないと使えないようでは困りものです。

近年は説明書がなくても”なんとなく”操作できるデザインの保育ICTシステムが増えています。さらにシステム会社は体験会や研修会を開いたり、電話やメールによる手厚いサポートを用意したりして、職員が安心してシステムを使えるように工夫をしています。新しいシステムを導入するときはサポート体制をチェックしておくことも大切です。

まとめ

園にとっての課題や適切な解決方法はそれぞれに異なることでしょう。しかし保育料の自動計算や、職員のシフト作成の補助のように、業務負荷を軽減できる保育ICTシステムはたくさんあります。せっかくシステムを使うなら長く使い続けられるようにしっかりと準備をしておきたいものですね。

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