こんなシステムがほしかった!ICTで軽減される5つの保育業務

行政の指導の元、保育園・幼稚園・子ども園のICT化が推し進められています。しかし、行政の説明会などで説明を受けても、正直「なんとなくすごいけどな~でも実際どういう風に変わるのか見当がつかない」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。そこで今回は保育園・幼稚園・こども園の業務において重要となる「登降園」「請求管理」「指導案作成」「保護者連絡」「物販」の5つの領域について、ICTシステムでどのように保育士の負担が軽減されるのかを検証していきたいと思います。

(1)登降園管理業務の効率化で朝夕の時間にゆとり

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園児の送り迎えで一番重要になってくるのが、この登降園管理業務ではないでしょうか。まずもって「今日園に来ているのは何人いるのか?」「誰がいるのか?」を把握しておく必要があります。この登降園管理業務を怠ると、欠席の園児をひたすら探してしまうような事態になりかねません。

従来であれば紙ベースの出欠管理表で、保護者もしくは保育園スタッフが記入します。しかし朝や夕方など保護者が訪れる時間帯には、この台帳の前で列ができてしまいます。またこれらの記録は1日の終わりや月末にエクセルの管理表などに手入力する場合があります。

非常に手間が掛かる登降園管理。ICTシステムを導入すれば、ICカードやタブレットのタッチ機能などで、一瞬にしてシステムに登録することが可能になります。つまり手書きの出欠台帳が必要なくなり、エクセル管理表への入力の手間もなくなるのです。

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(2)請求管理及び処理に関する業務の軽減化

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請求管理は、登降園管理と連携しています。特に延長保育などの計算においては、登降園の時間管理も重要です。1分でも規定の時間をオーバーしていれば請求が発生するような園であれば、なおさら登降園の時間計算をしっかりと行わなければなりません。また、それ以外の料金等が発生する保育料、給食料金やおやつ代金といったものの把握をしなくてはなりません。

これらの請求は園の運営に直結する業務ですし、請求計算等を慎重に行わないと、保護者との金銭トラブルになりかねません。また。限られたスタッフにしか請求処理等を行うことができませんので、業務が一極集中する場合がほとんどです。

ICTシステムを導入すれば、登降園における園児の出欠管理をシステムで行うことになるため、延長保育の自動計算はもちろんのこと、保育料等も自動で算出されます。また、給食料金やおやつ代金など、発生することが予測できる園児に対しても自動で加算されるように設定することができます。バス利用料金についても同様です。スタッフは請求金額を導き出すためにさまざまな計算をする必要性はなく、計算式に用いられるデータが間違っていないかを確認するだけで、簡単に請求管理を行うことができます。

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(3)保育業務最大の難関、指導案作成がスムーズに

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ベテランの保育士であれば、指導案作成に膨大な時間がかかるようなことはないと思います。しかし転勤などによって職場が変わればフォームも異なりますし、担当する園児分の指導案を作成するような場合でも、保育所保育指針に従って年間計画から月間指導案を作成し、日案を作成していくことになります。

指導案の作成時間については保育士の技量や経験年数によるところも大きいですが、保育中に作成することは難しいので、結果として保育時間外に行うことになると思います。保育士の中には、指導案を作成するのに4時間かかったという方もいらっしゃいます。

ICTシステムを導入すれば、指導案をコピーして他の園児に活用することが可能です。また年齢ごとにある程度の文例集などを備えているシステムもあるので、1から文章を練らずに済みます。保育園・幼稚園などのICTシステム化の目的として、この指導案作成の業務効率化が一番とされるくらい、業務の時間の短縮に効果があるのです。

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(4)保護者への連絡もスピーディ

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今までの保護者との連絡といえば、連絡帳や電話連絡が主でした。それ以外の保護者との接点といえば送り迎えでの立ち話や面談などといった直接的なコミュニケーションです。緊急時の園から保護者への連絡やイベント等のお知らせについては、連絡網等で保護者同士でやり取りしてもらっていましたが、個人情報保護の観点から、最近では園が一軒、一軒電話で連絡を取っています。ある意味、最近のほうが昔よりも保護者への連絡に掛かる業務量は増えているかもしれません。

この保護者への連絡もICTシステムを利用すれば、インターネットやスマートフォン・アプリなどを利用してチャット形式で連絡できたり、一斉メール送信機能で連絡事項を告知できたりします。さらに園便りなどのお手紙も、PDFなどでデータ化したものをインターネットで保護者と共有することができます。これにより、今までかかっていた一軒一軒電話する時間がものの数秒に短縮され、印刷にかかっていた時間やコストも0にすることができるのです。

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(5)園児の写真販売も手軽に

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保育士にとっては、写真販売も園で行われるイベント業務の一つになります。お遊戯会での衣装や舞台の装飾を準備するだけでなく、イベントでの写真撮影の準備をしなくてはなりません。また撮影した写真は現像に出して、施設内に張り出して保護者の希望を聞き、集金して現像依頼を出して、出来上がった写真を希望者に手渡しするという作業をしていました。文章にするとあっという間ですが、実際の業務に掛かる時間は、何週間にも渡ります。

この写真販売の業務も「販売代行システム」を利用すれば、写真を撮ってアップするだけで完了してしまいます。この作業にかかる時間は数分というところです。今まで数日かかっていたことが数分で終了してしまうのです。またシステムの中には、写真撮影のカメラマンを紹介してくれるものもあったりします。それを利用すれば写真撮影の手間まで省けるので、ほとんど時間をかけずに写真販売を行うことが可能になります。

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まとめ

以上、5つの保育士の業務領域から、ICTシステムにおける業務効率化を見ていきました。今回取り上げた業務以外にも保育士の仕事はあると思います。しかしこの5つの領域での業務について、半分もしくはそれ以上に時間の短縮ができるとしたらどうでしょう?

保育士の離職率を抑えることができるだけでなく、ICTを導入することで業務時間を短縮でき、余白の時間でより良い保育を考える時間ができるのではないでしょうか。今までICT化に興味がなかった方も、このICTキッズで貴方の園にあったICTシステムを探してみてください。

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