連絡帳アプリ・登降園管理・指導案作成機能などICTを保育に導入するメリット・デメリットの対処は？
現在、保育園に入れない子どもが年々増えている待機児童問題や慢性的な保育士不足といった問題が、日本全体で大きな社会問題となっています。こうした問題に対し解決策が求められる中、保育ICTシステムの導入が問題解決の糸口として注目を集めています。これにより国や自治体では、ICTシステムを導入する際に補助金を設け、全国の保育施設へICTシステムの導入を推進しています。
しかしICTシステムを導入することで、業務がどのように改善されるのかがイメージできない方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、基本的な保育ICTシステムの機能を紹介し、そのメリットとデメリットを検証してみたいと思います。
この記事の目次
代表的なICTシステムの機能
ICTシステムといっても、各サービスですべて同じ機能が搭載されているわけではありません。基本的な機能は、ほぼ近い部分はありますが、そのうえでサービスごとにこだわりの機能もさまざまあります。ここでは保育ICTシステムの中でも代表的な、3つのサービスにおける主な機能を紹介します。
コドモン
国内No.1シェアを誇る「コドモン」は、保育士の業務軽減につながる機能から、保護者向け機能まで、幅広く網羅しています。近年の保育で気を付けたい、SIDSも予防するヒヤリハットなども搭載。
主な機能
指導案作成・連絡帳・登降園管理・園児台帳・保護者向けアプリ
保育料計算・健康チェック・出欠管理・職員シフト管理・ヒヤリハット
キズナコネクト
シンプルでわかりやすい操作性が人気の「キズナコネクト」は、労務管理や保育料計算など保育士業務の課題解決を目指すICTシステムです。保護者向けの機能も豊富で、さまざまな業務の効率化とサービス向上をはかれます。
主な機能
出欠管理・職員シフト管理・園児台帳・登降園管理・保育料計算
お知らせ配信・写真管理・複数施設管理
キッズリー
主に保育士と家族のコミュニケーションを深め、円滑にするサービスである「キッズリー」。園児の出欠記録などを保護者と保育園の両方で確認できるアプリや、連絡帳をはじめとした書類作成を効率化する帳票管理アプリなどが手軽に利用できるのが特徴です。
主な機能
出欠管理・登降園管理・連絡帳・保護者向けアプリ・写真販売
緊急連絡・園からのお知らせ・カレンダー
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ICTシステムの基本機能のメリット・デメリット
では、数あるICTシステムで主に搭載されている機能にも、メリットやデメリットはあります。基本的な5つの機能のメリット・デメリットを見ていきましょう。
連絡帳アプリ(連絡帳システム)
スマホやSNSの普及により、保育園から保護者への連絡をメールやチャットアプリなどで行うものが増えてきました。個人情報保護の意識の高まりから、連絡網のような手法が使えない現代において、これらの機能は非常に重要な役割を果たしているようです。
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メリット
メッセージを一斉配信したり、園だよりをシステム配信できる連絡機能は、保護者から園への連絡にも使えます。お互いの時間を拘束することがないので、お休み連絡をしたくても電話が話し中で繋がらないといったストレスも減ります。
デメリット
園だよりや連絡帳がなくなると、手書きの温かみがなくなってしまって淋しいという声も聞かれます。しかし、実際に連絡帳システムを導入した園では、連絡帳システムではスタンプや写真を活用することができるため、手書きの連絡帳以上に保育士も保護者も満足している園が多いようです。
デメリットの対処方法
どうしても手書きにこだわりたいという園であれば、連絡帳ではなく、園だよりを月に1度手書きで作成したものを連絡帳システムを利用して配信するなど工夫すると良いでしょう。そうすることで、手書きの良さと印刷費用の削減を抑えることの両立が可能です。
登降園管理
登降園管理機能とは、パソコンやタブレットを利用して園児の登降園時間の管理を行うものです。このシステムを使うと、登園・降園の時刻を簡単に記録できるだけでなく、集計もしやすくなります。
打刻方法は、ICTシステムによってさまさまざまですが、システムの中には、時間を設定することで自動的に延長保育料の計算をしてくれるものもあります。
登降園管理システムの主な機能には以下の種類があります。
- PCを利用してクリックによる登降園の打刻
- タッチパネルによる打刻
- ICカード・IC定期券等を利用した打刻
- バーコード読み取りによる打刻
- カメレオンコードによる打刻
メリット
登録されたデータは自動的に集計されるので、行政に提出する保育時間報告書の作成や延長保育料の計算にかかる時間の短縮ができます。また今までは保護者との関係性を維持するために、数分の誤差は目をつぶっていた登降園時間も、システム化することで正確に記録できるようになります。保護者の手で記録をつけてもらうようになるので、保育士側に物理的な作業が減るのも大きなメリットです。
デメリット
職員側がシステムに慣れるまでに時間がかかる可能性があります。基本的に誰にでも直感的に使えるようなシステムになっていますが、機械に苦手意識のある方は操作を嫌がる傾向にあります。
また登降園管理システムの導入は、保護者の理解が得られない可能性もあります。今までお迎えに数分遅れても延長保育料が請求されていなかったのに、システムを導入したことで記録が厳密になり、料金がかかることに納得できない保護者が出てくるかもしれません。
デメリットの対処方法
まずは、簡単な操作で利用できるシステムを選定するのが良いでしょう。その際には、デモ機をレンタルして実際にさわってみましょう。一度操作することで、苦手意識も薄まり少しずつ操作になれることでしょう。
それでも不安ということであれば、サポート体制が充実してるシステムを選定することをおすすめします。サポート体制が充実してるシステムであれば、導入後の初期研修を行ってくれるところやその後のちょっとしたお困りごとでも親切・丁寧にサポートしてもらえるでしょう。
保護者への対処としては、導入する際は、丁寧に説明し、告知から導入までの間に試験運用期間を設けるなどの対策を行うと良いでしょう。
指導案・保育日誌の作成
保育士の皆さんにとっては、保育指導案の作成が一番苦労する業務だと思います。より良い保育をするためには計画的な指導が必要ですが、計画を立てることばかりに重点が置かれて、実施のための準備がおろそかになったり、振り返りの時間を設ける余裕が損なわれては本末転倒です。
ICTシステムの指導案作成機能は、システムによっても異なりますが、前回のデータを参照したり、指導案に適切な表現集が用意されていたり、同じ文言を簡単に転記できたりします。中には素案を自動作成してくれるような高機能なものもあります。タブレットを利用したシステムは直感的に操作できるものが多いので、機械が苦手な人でも簡単に操作できます。
メリット
手書きに比べると書き損じたときの修正がしやすく、過去の指導案の転用もしやすくなるので、書類をまとめる時間を短縮することができます。保育支援システムを導入したことで、1日の中で指導案作成にかかる業務時間が短縮できたと話す保育園もあります。
デメリット
それぞれの園で保育における重視ポイントは異なるので、保育システムを導入して指導案のフォーマットが変わってしまうのは困るという園もあるかもしれません。システムにあらかじめ設定されたフォーマットではスムーズな移行ができない可能性は大いにあります。
デメリットの対処方法
保育システムによってはカスタマイズが可能で、全く同じとはいかないまでも従来の記載項目を反映させたり、従来のフォーマットをそのまま引き継げるものがあります。保育システムを選ぶ際には、園のニーズにきめ細かく対応できる保育システムを選択するのが良いでしょう。
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園児台帳
厚労省の補助金を受けるためには、保育システムに園児管理のための台帳機能があることが必須条件です！園児台帳には、園児の名前や住所、アレルギーの有無や病歴などの情報を登録します。
園児管理台帳は、パソコンが普及し始めたころから利用されるようになりましたが、小規模保育園ではあまり必要性を感じられず、いまだに手書きで済ませてしまうところも多いようです。大規模保育園でも、人数が多ければ多いほど登録に時間がかかってしまうことから、事前準備が大変になるため敬遠されてきました。
メリット
最近リリースされている園児台帳システムは、クラウド管理システムを採用しているため、携帯やパソコンから保護者に登録してもらうことが可能です。これにより職員での登録作業を削減することができる上、情報の入力ミスも無くなります。園児台帳の一部を保護者と共有することも可能になるので、園と保護者が一体となって園児の健康管理などを行うことができるようになります。
デメリット
現在の主流はインターネットに常に接続するシステムが大半なので、個人情報の管理には厳重な対策が必要です。しかし、手書きであっても情報が流出する危険性があるため、個人情報の管理に関してはシステムを導入する、しないに関わらず常に確認を行う必要があるでしょう。
デメリットの対処方法
各システムにはあらかじめセキュリティ対策が講じられていますが、運用に際して管理体制を見直すとともに、保育士への個人情報の取り扱いに対する意識を再確認するのが良いでしょう。
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保護者専用のマイページ
保護者専用のマイページ機能を搭載する保育システムも増えています。kidsly（キッズリー）やCoDMON（コドモン）、hugmo（ハグモー）などが、その代表と言えるでしょう。保護者専用のマイページには、園児の写真を掲載したりすることも可能です。スケジュールを共有したり、アンケートを実施できるものもあります。
メリット
マイページ機能を使えば、保護者だけでなく遠方の親戚とも園児の様子を共有できるようになります。マイページはSNSのようなデザインが多いので、利用する保護者も気軽に操作でき、園との距離も縮まるのではないでしょうか。
デメリット
写真をネット上で共有することで、園児の思い出が“形”として残らない点を懸念する声があります。確かに連絡帳やアルバムも全部スマホの中に入ってしまっては味気ないというのも一理ありますが、ほとんどの保護者の方は電子データで多くの写真を共有してもらうほうが、気に入った写真だけをアルバムとして作成することができるので良いという意見のようです。
デメリットの対処方法
その解決法の1つとして、hugmo(ハグモー)は写真アルバム作成サービスを提供しています。子どもの写真を集めたアルバムが手元に残ることは、保護者にとっても園児自身にとっても大切な宝物になることでしょう。
まとめ
昔に比べると働く女性は増えました。その結果、少子化が進んでいるにもかかわらず保育園の数は足りていません。預かる園児が増えているのに、保育士の数も不足しているため、職員がこなす業務量は増加しています。
保育システムを導入することで業務の効率化が図られ、保育士の負担を減らすことはできるでしょう。効率が求められる部分にシステムを投入することで、より良い保育の実現につながるのではないでしょうか。
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