保育園で写真代行サービスを利用したほうがよい6つの理由

こんにちはICTキッズ編集部です。園内のイベントにおいて、写真をとるシーンは数多く存在するかと思います。運動会、おゆうぎ会などは、特に保護者カメラマンも入り混じっての撮影会が園内で繰り広げられます。園によっては、そのような撮影における混乱を避けるために、園内での撮影を制限している場合もあります。その場合には、園スタッフやカメラマンなどが撮影を行い写真を保護者に販売するなどをしております。この園内写真販売を代行する写真代行サービスが数多く存在します。ICTキッズでも以前、 「写真販売がこんな簡単に!人気の保育システム6選!」 で御紹介しておりますが、今回はこれらの写真代行サービスを園が利用したほうがよい6つの理由を御紹介いたします。

写真代行における圧倒的な業務効率化

写真代行サービスを行うことで、保育業務への負担を軽減することができます。園で写真販売が必要なイベントといえば、運動会やおゆうぎ会が代表的ですが、いずれも園内で写真撮影を行い写真販売を行う場合、かなりの作業をしなくてはなりません。

  1. 当日の写真撮影
  2. 写真現像にまわす写真の選定(デジカメの場合)
  3. 写真を現像にまわす。(フィルム写真の場合は2のステップは回避)
  4. 現像された写真を園内に掲示(フィルム写真だった場合には、掲示前に写真選定を行う)
  5. 保護者の希望写真をとりまとめ集計し現像にまわす
  6. 希望者毎に現像した写真を振り分け、請求書を作成
  7. 希望者への写真配布および代金の領収作業

以上があります。代行業者へ依頼した場合の園側の作業工程をみてみると

  1. 代行業者への登録および写真撮影の依頼(オンライン上で完結)
  2. 写真サイズ毎の値段設定作業
  3. 写真代行業者へのアクセスURL・ID/PWを保護者へ連絡する

以上となります。もしくは自園で撮影を行った場合でも写真選定だけであとは全て代行業者がインターネットを通じて作業を行ってくれます。つまり通常の半分の作業工程ですべてを終わらせることができるので写真代行業者を利用することをおススメします。

保育への専念・イベントへの準備の専念ができる

写真販売代行を利用することで業務効率化を図ることができると前項で話しましたが、これによりイベント本来の準備に集中することができます。また日々の保育業務に専念することができます。代行業者を利用しなければ、イベントの準備に追われながら、写真撮影の為の準備をおこなわなければなりません。また写真撮影を担当するスタッフは、イベント中に園児への対応が散漫になってしまう恐れもあります。逆にイベント中に園児にばかり集中してしまうと、肝心の写真がおろそかになってしまい、保護者が満足する写真を取ることができません。つまりどちらも中途半端になる可能性があります。さらに、イベント後に写真販売の準備を行うことで、通常の保育業務を圧迫します。結果としてサービス残業になってしまったり、持ち帰り作業が増えてしまいます。

代行業者に写真撮影まで依頼することで、イベント中の園児の動きをしっかりと見守ることができますし、イベント後の通常保育業務にすぐに専念することができますしサービス残業や持ち帰り作業をしなくてもよくなりますので、心にゆとりをもって保育業務を行えることもイベント時における写真販売代行業者を利用するメリット・理由ではないでしょうか。

イベント中における保護者とのトラブル回避

写真代行業者にイベントの写真撮影を依頼することで、イベント中における保護者とのトラブルを避けることができるのです。熱心な保護者の方は、ついつい自身の子どもの撮影に夢中になってしまい、他の保護者の方に迷惑をかけてしまうことがあります。例えば、イベント中の写真撮影に夢中になってしまい他の保護者の邪魔になる位置での撮影を続けるかたや、場合によってはイベントが中断するくらい身を乗り出して撮影をされる方もいらっしゃいます。そのような保護者に普通に注意してすめばよいのですが、中には注意しても理解していただけない場合がありトラブルになってしまうケースがあります。もしくは、保護者間のトラブルに発展してしまうおそれもあります。そのために園イベントにおける写真撮影を限定的にし、第三者の写真代行業者に依頼することで、このような撮影における保護者とのトラブルをさけることが可能になります。

プロの写真に保護者も大満足!

プロのカメラマンの写真に、保護者の方も満足していただけます。園内スタッフで写真撮影を行った場合は、どうしても写真がぶれてしまっていたり、写真の構成的に良いものが無かったりする場合があります。当然、保育士の方はプロのカメラマンではないですので、クオリティーの高い写真を撮影することは困難です。しかし、上記のような園内トラブルを避けるために保育士の方が撮影した写真を販売しても、それらの写真に保護者の方が納得されない場合があります。中には自身でとったほうが上手にとれた、もしくはわが子が写真に一枚も入っていないということもあるかもしれません。そうなったときは、折角園内トラブルを避けるために写真撮影を規制したとしても、結果としてトラブルを引き起こしかねません。

写真代行業者に撮影まで依頼すると、プロのカメラマンが撮影してくれるので写真のクオリティーを心配する必要性がありません。また第三者であるカメラマンは、先入観もないので園児全員の写真をとることができます。これにより、園内トラブルをさけるだけでなくプロの写真に保護者の方も満足していだけるので安心して写真販売を行うことができます。

ネットで写真を注文できるので、離れて暮らす保護者も注文可能

写真販売がこんな簡単に!人気の保育システム6選!」で紹介している写真販売システムは、ネット上から写真を注文することができるので園児の祖父母の方でも簡単に孫の写真を注文することができます。園内だけで写真を掲示して販売するとなると、どうしても離れて暮らす園児の祖父母に当たる方や、単身赴任の父親などに写真を選んでもらうことが難しくなります。中には掲示された写真をスマホ等でとって希望写真を親戚に確認したのちに注文される保護者のかたもいらっしゃるかもしれません。そのため園内掲示による写真販売であると、希望をとるまでに数日間の時間を有する場合があります。しかし、写真販売代行業者のシステムは、ネット上で写真を確認することができるので離れて暮らす保護者にも簡単確認してもらうことができます。さらに、注文もネットを通じて注文していただけるので園を通じて注文をしていただくよりも格段に早く保護者に写真をお届けすることができます。

請求漏れや支払い時における金銭トラブルを回避

最後になりますが、写真販売代行業者を利用することで、園内における金銭トラブルを回避することができるのです。園内スタッフだけで実施する写真販売は金銭トラブルにつながるケースが少なくありません。理由は、写真の数の集計を間違える場合や払った払ってないなどのトラブルが発生します。通常の保育業務にあわせてのまれな請求業務になるため、請求業務にふなれな保育士が写真の集計および請求をおこなうと請求額に齟齬が生じる場合があります。もしくは写真の発注段階で間違った写真を発注する場合もあります。その結果、注文していない写真の請求をしてしまう可能性もあります。さらに保護者との距離感近い場合において、お金の手持ちが無いというところで後払いを了承する場合があります。そうする事で、保護者が支払いをしたものと勘違いするケースもあります。

ネット上で注文および支払いを行う写真販売代行業者であれば、このようなトラブルは簡単に避けることができます。保護者においても自ら写真を選んで直接発注をかけるので、自身の発注間違いに関しても園が追求されることはありません。なによりネット上での決済であるため、代金回収もスムーズに行えるので安心です。

まとめ

写真販売代行業者を園が利用したほうがよい6つの理由、お分かりいただけたでしょうか。このほかにも写真販売代行サービスは多岐にわたっている場合もありますが、業務効率化・保育業務への専念・イベント中のトラブル回避・写真のクオリティー・注文時間の短縮・金銭トラブルの回避といった6つの理由から、園での写真撮影は代行業者のサービスを利用することをおススメします。プロカメラマンの写真ですので、多少値段を上げても、保護者の方は購入していただけるかともいますのでそういった園経営のちょっとした足しにできるのも写真販売代行サービスのメリットではないでしょうか。まだ利用されたことのない園の方は是非一度ためしていただければ、そのメリットを実感していただけるかとおもいます。「写真販売がこんな簡単に!人気の保育システム6選!」の記事で、代行業者をさがしてみてはいかがでしょか。