ICTシステム検討から導入までの具体的な7つのステップ

補助金の絡みや協会などの指導により、ICTを園に導入しても良いかな?となんとなく思っていらっしゃる園運営者の方がいらっしゃるかと思います。しかし、数あるICTシステムの中から具体的に自園にとってどれがよいのかということを見出すのは難しいことです。そのためにもここで一度基本となる、検討から導入までの具体的な7つのステップをご紹介いたします。

 

業務効率化・改善したい保育業務の確認するための3つの質問【ステップ1】

discussion

なんとなく、燃費の悪い車だからというキッカケで車を買い替えに出かけたのに、デザイン性や機能性引かれて買った車も実は燃費が悪かったなんてことがあります。その理由としては、営業マンのセールストークがよかったからというのも一つですが、一番は自身が何故車を買い替えたかったのかという【理由】が明確でなかったということです。結果、高いお金を払い、燃費も改善せず結局は当軽自動車を購入することになり、トータルの出費は当初の予算から大幅に超えてしまうことがあります。ICTを導入する際にこのようなことがないようにするために、まずはこのような質問を投げかけてみてください。

「なぜ今、ICTを自園に導入したのか?」

すぐにこの問いに対して答えられるかたは次のステップを読み進めていただければと思います。一方でこの問いに対して『自園職員の業務効率化の為』と応えられた方に次の質問です。

「業務効率化・改善したい具体的な園業務は何ですか?」

この問いに対して意外と漠然としてしまうところがあります。なぜなら園業務において全ての業務が一連の作業として身についている為に、一つ一つの業務を洗い出しすることが難しくあるからです。そのような方に別の言い方で質問をします。

「一番時間・手間がかかると思う業務は何ですか?」

これであれば、意外とすぐに応えはでてくるのではないでしょうか?時間が掛かる業務、もしくはスタッフが時間をかけすぎていると感じている業務を改善することで園内における業務全体の効率化を促すことができます。このような形で、まずは自身に問いかけたり、園の職員会議等で投げかけたりしてみてはいかがでしょうか?このような質問の答えの中から園にとって効率化・改善したい保育園業務を具体的に見出すことができるはずです。つまり園業務における問題点の洗い出し、ICT導入の目的を明確にしましょう。

 

改善業務に特化した保育システムの洗い出し【ステップ2】

comparing

燃費がいい車を買うのだ!と決めたときに、既に好きなメーカーがあればそのメーカーもしくは付き合いのあるディーラーに話を希望に沿う車のラインナップを紹介してもらいます。ICTシステムに関しても同様に、自園の希望に沿うICTシステムをまずはみつけださなければなりません。数年前まではICTシステムは比較するほどのメーカーはありませんでしたが、今や子ども支援などの行政の取組みから様々なICTシステムが世にでています。ICTキッズでは、様々な視点からICTシステムを比較検討できるように記事形式でICTシステムをご紹介しております。まずはこちらの記事で比較検討するためのラインナップをみていくことをおススメいたします。

・登降園管理業務の改善「登降園管理が簡単にできる保育システム【3のチェックインアウト方法】

・指導案作成業務の改善「指導案作成のポイントからみる、もっとも便利な保育システム4選!

・写真販売業務の改善「写真販売がこんな簡単に!人気の保育システム6選!

それ以外には、レーダーチャート等で簡単に比較できるページをご用意しております。またこちらの比較はICTキッズ編集部による評価になりますので予めご了承ください。

ICTシステム比較ページ

 

各保育システムの違いの確認【ステップ3】

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ディーラーから比較対象のラインナップを提示されたとき、皆さんであればどのように比較していくのでしょうか。色・デザイン・機能性、もしくはエンジンタイプなど様々な比較ポイントが人によって異なるように、園毎に比較ポイントが異なるかと思います。例えば、指導案作成業務について改善するにあたり、ICTキッズがおススメするICTシステムが3つほどありますが、それぞれの入力方法が異なります。今までの指導案のフォーマットを読み込むものもあれば、システム上でフォーマートを作りこむもの、さらにはシステム上で作った指導案を、エクセルで吐き出して自園のフォーマットに切り替えるものなどがあります。

編集部からすると、以前のフォーマットをシステムが読み込んでくれるものが、手間がかからず良いと思うのですが、他の園にとってみれば違ったりします。ぱっと見は同じに見えるICTシステムかもしれませんが、システムの機能1つだけを比較しても異なるのでまずは各システムの違いを把握し、園に適したシステムを選べる前準備をしておきましょう。

 

導入時の問題点の洗い出しの為にシミュレーションを行う【ステップ4】

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車の比較を始めると、電気自動車は燃費が良いかもしれないけれども地元周辺に給電できるスポットが少ないという間接的な問題が出てきます。その場合には、自宅に給電設備を準備するか、電気自動車以外の車を検討するかという選択肢が生まれてきます。これと同じようにICTシステムにおいても導入時に問題が出てくることが予想されます。例えば登降園システムを導入する際に、ICカード等でチェックインする場合に保護者がICカード自体を忘れた場合にはどのように対応できるのかどうか?また、登降園の混雑時に必要なディバイスの数として何台まで必要なのか?といった問題になるかもしれないことを在る程度予測しておきましょう。予測することで、次のステップ時においてデモ機や販売営業者の方に質問することができます。「こんなときはどうなりますか?」という“こんなとき”を前もって頭の中でシミレーションしておきましょう。

 

直接問い合わせし、デモ機などの実演などを行う【ステップ5】

demo

問題点などを在る程度シミュレートした段階で、車を購入される場合には実際に試乗して乗り心地を確かめます。この試乗と同様、ICTシステムもデモ機やデモアカウント等をICTシステム等で発行していただけるところもあります。ある程度、希望に沿うICTシステムを見出すことができたところで、取り扱っているメーカーに問合せて、システムの資料およびデモ機などの確認をしましょう。ここで注意ですが、「メーカーにとりあえず問い合わせて資料を集める」という行為を今までの1~4のステップを飛ばしてしないことをおススメします。というのも、情報として直接問い合わせたほうが早いのですがメーカーの方も導入してもらうために必死で営業をかけてきます。冒頭でお話した“燃費のいい車”ではなく“かっこいい車”を買ってしまった話のように、営業力によって園にとって今必要なICTシステムを導入できなくなる危険性が出てきます。まずは、1~4のステップを踏まえ、厳選したメーカーに連絡を取り、シミュレートした問題点を念頭に置きながらメーカーの方の話を聞き、デモ機を使ってみましょう。

 

使用環境の確認と注意点【ステップ6】

network

直接ICTメーカーに問合せて、シミュレートした問題点も無事に解決できるようであればいよいよ購入、導入の一歩手前です。次に確認しておかなければならないのは、ICTシステムに必要なディバイスや使用環境の確認です。導入がほぼ決定すれば、業者の方が行ってくれる場合が殆どですが、使用環境等であるネットワーク環境は自身で決定しなければいけない場合があります。車購入者が駐車場を準備していて当然のように、ICTシステム購入希望の方はインターネット環境を整えておく必要があります。このときの注意点として、インターネット環境の回線速度を確認しておいてください。今からネット回線を申し込むという方には特に問題はないかと思いますが、今までダイアルアップやISDN,ADLS等でネットに接続されていた場合などは光回線に変更することをおススメします。理由としては、ICTシステムを利用する際の情報量の多さなのがあげられます。例えば園だよりや連絡帳に記入していたりした際に、ネット回線状況が不安定なために入力がやり直しになってしまったり、写真データのアップロードに時間がかかり結局作業時間の短縮にならなかったりする場合もあります。ネット環境まで含めてICTシステムの導入になりますので、しっかりとICTを光回線の準備しておきましょう。

 

手続き等を踏まえたスケジュール確認【ステップ7】

Schedule

最後は、導入までのスケジュールをしっかりと確認しておきましょう。スケジュール調整を行っていないと、園のお遊戯会や運動会の準備といった忙しい時期にICTシステムが導入となったら大変です。また、前回であげたインターネットの回線を引くのも時間がかかります。通常はインターネット回線を引く場合、1ヶ月程度時間がかかる場合がありますので注意しましょう。7つのステップを踏まえ、自園にあった最適なICTシステムを導入していき園全体でよりよい保育ができる環境づくりをしてきましょう。