登降園システムで送り迎えの時間をよりスムーズに!

こんにちはICTキッズ編集部です。園での送り迎えは保育士にとって大事な時間です。園児が登園してくる際に、子どもの顔色を確認し健康状態や精神状態などをチェックしたり、直接保護者からも園児の状態を確認します。同様に降園時も同様に、子どもの健康状態や一日のあった出来事などを連絡帳以外にも迎えに来られた保護者の方に口頭で伝えたりします。登降園にかかる時間は、一日の業務時間の割合からするとほんのわずかな時間しかありませんが、保護者と直接接することのできる大切な時間です。このわずかな挨拶程度の時間に、コミュニケーションに集中しなくてはならない保育士ですが、登降園時間のチェックを行わなければなりません。登降園時間チェックがないがしろになるか、コミュニケーションがないがしろになってしまうかのいずれかになりがちです。しかし登降園システムを導入するだけで、保育士は保護者とのコミュニケーションに集中することができ、子どもの様子をしっかりと確認することができます。そのようなわずかな時間も有効な時間にしてくれる登降園システムについて比較していきたいとおもいます。

そもそも登降園管理はなぜひつようなの?

一番の理由は、園児に安全な環境において保育を行うために必要であるということです。はっきりいってしまえば、行政に報告をしなくてはいけませんし、延長保育の時間計算と請求書作成の為に必要になってきます。この登降園管理は1時間単位で報告書には記載しますが、延長保育の計算方法は園によって異なります。30分毎に延長保育料を設定していたり、1時間単位に設定していたりします。このような延長保育の請求処理を行うためにもこの登降園管理は必要になってきます。

登降園システムを導入するメリット

 

以前「5つの保育業務支援システムを導入するメリットとデメリット」で簡単に紹介しましたが、一番のメリットは冒頭でも述べた登降園時に保護者とのコミュニケーションに集中することができるという点です。特に登園時には、子どもの朝の体調・状態を確認することができるタイミングです。コミュニケーションの時間に集中することができることで、副次的な保育園運営における今後の保護者との関係性を築いていけるのではないでしょうか。

延長保育もしっかりと請求しないと保育士にとってはサービス残業と同じです。登降園時間をしっかりと管理することで、この保育士における見えないサービス残業をなくすことができます。保育士との関係性が構築されてくるとついつい延長保育に対して甘くなってしまったり、厳しく設定することが難しくなります。しかし時間管理をシステム化することで、厳格に延長保育時間を管理しやすくなりますので見えないサービス残業をすることもなく確実に請求を行うことができます。

請求料金の計算間違いをなくすることができるのも管理システムを導入するメリットの一つです。システム上で保育料を登園時間をもとに自動計算を行いますので、手計算とは異なり計算間違いによる請求金額の間違いをなくすことができます。保護者にとっても延長保育料金はできるだけ抑えておきたいものですが、この料金が誤って高い金額を請求されてしまえばトラブルにつながりかねません。さらに自動計算による計算時間の短縮を図ることができますので、保育業務に集中することができます。

システムを選ぶときに注意すべき4つの確認ポイント

非常にメリットのある、登降園管理システムですので今すぐにでも導入したいという園は多いのではないでしょうか。ですが、ここで一呼吸をおいてお伝えしたいことがあります。登降園管理システムにおいても多くの種類・メーカーが存在します。このような種類の中から、園にあったシステムを導入するためにも、導入時置ける4つの確認ポイントをお伝えします。

時間の計算方法の自由度

園の方向性で、延長保育時間の計算方法は様々です。降園時間の5分以内までは延長保育にならない園もあれば、1分でも過ぎた時点から延長料金が発生する場合があります。このような、延長保育の時間設定を1分単位から設定できるのか、15分、30分単位で設定できる幅がシステムによってことなります。導入を検討されているシステムが何分おきで延長保育の時間を設定できるのかを確認したうえで、導入を検討しておきましょう。

最大処理人数と所要時間の確認

システムによって、1分あたりに処理できる人数の上限がことなります。大規模な保育園であれば、登降園時の混雑時にどれくらいの打刻システムがあればスムーズにできるのかを確認しておきましょう。1分あたり100人処理できるシステム等であれば、5分間の間に500人の打刻が可能になりますので500人規模の保育園であれば1台で問題ないかと思われます。

代理の打刻方法

打刻方法はシステムによって異なりますが、バーコードやICカードなどを利用して打刻するようなシステムの場合、その認識するモノ(バーコード・ICカード)などを忘れた場合に代わりの打刻方法が何なのかを明確にしておきましょう。バーコードを持ってきたと思ったら忘れていたので打刻することができなかった、帰りのときに子どもが持っているはずのバーコードがなくなっていたなどよくあることです。このような状況になったときにどのような打刻方法があるのかを、システム毎に確認しておきましょう。

オペレーションを考えた設置場所と設置台数の確認

最後に設置する場所について考えておきましょう。登降園ですので下駄箱周辺や入り口に設置されるかと思います。しかし、同じ時間に一箇所に打刻の為に人が流れるとしたらどうでしょうか?園児の安全上よくない場合も考えられます。また列を成してしまい、場合によっては延長保育前に迎えにきたのにも関わらず延長保育になってしまうかもしれません。そのような自体にならないためにもオペレーションを考え、2箇所以上に打刻ができるシステムを導入しておくのも一つの方法かもしれません。たとえ、処理スピードが速くても入り口等が狭く、混雑するようであれば別場所に打刻処理システムを設置しておくほうが良いかと思います