ICTシステムを使わない指導案作成効率化に必要な8つメソッド

こんにちはICTキッズ編集部です。保育園業務において重要な業務である指導案作成業務が、保育業務において一番面倒であると多くの保育情報関連サイトで取り上げられています。この指導案作成短縮の為にICTシステムがあるのですが、今回はあえてICTシステム使わない業務効率化の方法をご紹介いたします。既に多くの園で取り入れていることかもしれませんが、各園の参考になればと思います。

1.指導案テンプレートの作成

ベテランの保育士のほとんどは、指導案作成のテンプレート・ひな型を持っているかと思います。長年働くことで経験や必要なことを把握することが出来ることによって、自然とデータが蓄積されていきます。そのデータを基に、保育士の方は指導案作成時間の効率化の為に作成しています。一方で新人さんは、日々の業務をこなすことに精一杯で、将来の為の準備をしておく余裕がありません。結果としてテンプレートが無いために、日々の業務に追われてしまう新人さんは他の人よりも指導案の作成に時間が掛かってしまいます。まずはこの指導案のテンプレート作成を作成しておきましょう。

2.過指導計画表の収集

ベテランの方は必然的に、過去の指導計画表がデータとして蓄積されますが、新人の方はこのデータ自体がオリジナルテンプレートを作成するほどの量を持っていないかと思います。そこで自分が作成した過去の指導案のほかに、周りの先輩の指導案を集めておきましょう。また1人の方だけでなく、できるだけ多くの人から指導案を集められるだけ集めておきましょう。
また、園が変わることフォーマットや書き方も異なってくるので園内で管理している指導案をまずは集めてデータを常に増やすことを心がけるようにしておきましょう。

3.自分オリジナルの文例の作成

過去のデータや基本的な文例集を元に、自分なりの言葉に置き換えた自分オリジナルな文例集の作成をしておくと良いでしょう。普段使い慣れない言葉や言い回しであると、どうしても次につながる言葉が見つからずに指導案作成の手がとまってしまうからです。ICTシステムを利用して指導案を作成するのであれば、文例集を自動で作成することができるかと思いますので、自分用に文例集の末尾に【保育士Aさん】などと登録するようにしておき保育士ごとの言い回し文例集を作成できるようにしておきましょう。

4.年齢毎・発達毎の文例集

預かる子どもの年齢の文例集も表にして管理しておくことも重要です。年齢毎に基準となる発達の定義がありますが、年齢・代表的な発達・手足の動き・指導案文例といった形で登録しておくことで、担当する子どもの年齢もしくは発達の具合から逆引きで文例を選択することができるかと思います。子どもによっては代表的な年齢の発達とそぐわない場合があるので、そのような時は子どもの発達に合わせて“ねらい”を決定することでより一人ひとりの子どもに寄せた指導案の作成をすることでよりよい保育を追及することができます。

5.日案の記録と管理の効率化

日々の記録も、将来的な年間の指導案を作成する上で重要な素材になってきます。毎日の積み重ねの記録をとることで、当初の計画通りに進んでいるのかといった進捗度合いを把握することができます。さらに子ども毎に発達の状態は日々成長度合いが異なります。一方で日々の記録も時間的に確保するのも難しいのも事実ですので、下記の3つの方法で日案の記録をより効率化しておきましょう。

6.日案記録の為の動画撮影

日々の管理を徹底するために、その場で記録できれば良いのですが子どもたちは一瞬でも見逃すことができません。実際の日々の記録の時間として登園前・お昼寝時間・降園後の三つです。このときに記録しやすいために、携帯の動画や見守りカメラ等の動画にて保存しておくことで映像と音を記録しておくことができます。忘れてしまいがちな些細な出来事も動画で記録しておくことで、しっかりと思いおこして記録しておくことができます。

7.付箋等の有効利用

ビジネスシーンでも活躍する付箋の利用ですが、保育園の業務でも同様に付箋が大活躍です。重要な部分に赤色をはって、しおりの変わりに付箋をはるといった方法だけではありません。付箋の色により指導案の進捗度合いを自分ルールで決定しておきます。次に大きめの付箋で最低三種類用意しておき、赤色=進捗遅れ、黄色=進捗若干遅れ、青色=順調・計画通りであるといったルールを決めておきます。保育日誌に記録する際に、それぞれの計画案に遅れているといったものに対しては赤色の付箋を使い、メモ書きを残しておくのです。視覚的に進捗を把握することで、計画の進捗度合いの確認時間を短縮することが可能になります。

8.PCフォルダ・紙ファイル管理術

園毎に記録方法は異なるかと思いますが、日々の保育日誌や記録の保管管理方法についてご紹介します。まずはPC上でデータを管理しておく場合には、一般的なビジネスと同じように3階層に分けてデータを管理しておくことをおススメします。

「もも組_2017年3月_●●ちゃん」
「momo_201703_TK」

といった具体に整理すると日付ごとにすぐにデータが取り出せるので指導案作成時もデータを探す時間を短縮することができます。

紙ファイル等で管理する場合であれば、ファイルボックス・ファイル・シートの3段階で管理しておくこと良いでしょう。組ごとにファイルボックスを用意しておき、月ごとのフォルダの中に所属子どものデータシートを保存しておきましょう。そうすることで指導案作成時に必要なデータをすぐに取り出せるので作成スピードを早めることができるはずです。

まとめ

指導案テンプレートの作成、過去データの収集、オリジナル文例集の作成、年齢・発達ごとの文例集の作成、日々の記録と管理が大切であることが業務効率化において重要であることを理解していただけたかと思います。ICTシステムを導入しなくても、ちょっとの工夫で業務は短縮することができます。しかしICTシステムはこれらのメソッドをより電子的に管理することでデータの出し入れをよりスムーズにし作業スピードを大幅に軽減してくれます。まずはアナログで業務効率化をした上で、ICTシステムを導入することで業務効率化を最大にすることができるのではないでしょうか。