こんなシステムがほしかった!ICTで軽減される5つの保育業務

行政の指導の元、保育園・幼稚園・子ども園のICT化が推し進められております。行政の説明会などで、何度か説明を受けても正直「なんとなくすごいけどな~実際どういう風に変わるのか検討がつかない」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。そこで今回は保育園・幼稚園・こども園の業務において重要な、登降園・請求管理・指導案作成・保護者連絡・物販といった5つの領域から、ICTシステムでどのように保育士の負担が軽減されるのかを検証していきたいと思います。

登降園管理業務の効率化で朝夕の時間にゆとり

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園児の送り迎えで一番重要になってくるのが、この登降園管理業務ではないでしょうか。まずもって、本日園に来ているのは何人いるのか?誰がいるのかを把握しておく必要があります。この登降園管理業務を怠ると、欠席しているはずの園児をひたすら探してしまったりしてしまいます。従来の管理方法であれば、紙ベースでの出欠管理表等があり保護者もしくは、保育園スタッフが記入して管理します。しかし朝夕においても保護者が訪れる時間が重なった場合などは、この記入する台帳の前などで列が出来てしまいます。またこれらの時間をエクセル管理表などに日の終わりや、月末などに手入力する場合があります。
非常に手間が掛かるこれらの登降園管理ですが、ICTシステムを導入することでICカードやタブレットのタッチ機能などで、一瞬にシステムに登録することが可能になります。つまり手書きの出欠台帳が必要なくなり、毎日のエクセル管理表への手入力の手間が要らなくなるのです。

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請求管理及び処理に関する業務の軽減化

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請求管理は、登降園管理と連携してくる管理業務になります。延長保育などの計算において登降園の時間管理は重要になります。1分でも規定の時間をオーバーしていれば請求が発生するような園であれば尚更、登降園の時間計算をしっかりと行わなければなりません。また、それ以外の料金等の発生する保育料、給食料金やおやつ代金といったものの把握をしなくてはなりません。これらの請求は園の運営に直結する業務になりますし、請求計算等は慎重に行わなければ保護者との金銭トラブルの元になりかねません。其の為、限られた保育園スタッフでしか請求処理等を行うことができませんので、業務が一極集中する場合が殆どです。

システムを導入することにより、延長保育の自動計算はもちろんのこと、登降園における園児の出欠管理を行っているため保育料等も自動で算出されます。また、給食料金やおやつ代金など、発生することが予測できる園児対して自動で加算されるように設定することができます。バス利用料金も同じです。スタッフは請求管理において、請求金額を導き出すための計算をする必要性はなく、請求される前の金額の計算式のもとの数字が間違っていないかだけを確認するだけで簡単に請求管理を行うことが出来ます。

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保育業務最大の関門、指導案作成

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ベテランの保育士であれば、指導案作成に対して時間をかけることは殆どないかと思いますが、ベテランでも働く場所を変えたことでフォームがことなり年間指導計画表を見返しながら月の指導案を作成していかなければなりません。しかも指導案を担当する園児分作成する場合であれば、保育所保育指針に従って年間計画から月間指導案を作成し日々の日案を作成していかなければなりません。指導案の作成時間については保育士の技量や経験年数によるところも大きいですが、作成において保育中に作成することが難しいですので結果として保育時間外に行う必要があります。保育士の中には、指導案を作成するのに4時間もかかったという方もいらっしゃいます。

ICTシステムを導入することで、指導案をコピーして他の園児に活用できたりします。また年齢ごとに在る程度の文例集などを作成しているので、1から文章を練らずに助かります。また指導案を児童ごとに作成するにあたり、同じ文章等を利用する場合も時間短縮することができます。保育園・幼稚園などのICTシステム化の目的として、この指導案作成の業務効率化が一番とされるくらい業務の時間を短縮することが可能になります。

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保護者連絡網は便利だったのに保護者への連絡はどうなる?

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今までは、保護者との連絡は連絡帳や電話連絡が主だったものになりました。それ以外の保護者との接点といえば送り迎え時の立ち話の時間や面談などの時間といった直接的なコミュニケーションになります。緊急時における園からの保護者への連絡や、イベント等のお知らせについては、連絡網等で保護者間のやり取りしてもらっていましたが、個人情報保護法の観点から、最近では園から直接一軒、一軒連絡をして連絡を取っています。ある意味、最近のほうが昔よりも保護者への連絡に掛かる業務量は負担が増えてきているのかもしれません。

この保護者との連絡も、インターネットやスマートフォンなどのアプリを利用してチャット形式で連絡できたり、一斉メール送信で連絡事項を告知できたりします。さらに園便りなどの紙も今までは園児の保護者分印刷していたものも、一枚作成しPDFなどでデータ化したものを、インターネットを経由して保護者と共有することができます。これにより、今まで一軒一軒連絡する時間がものの数秒で完了し、印刷にかかっていた時間も0にすることが可能です。

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園児の写真を掲示して販売するの一仕事

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写真販売も保育士にとっては、園で行われるイベント業務の一つになります。お遊戯会での衣装や舞台の装飾を準備するだけでなく、園スタッフはイベントでの写真撮影の準備をしなくてはなりません。またその撮影した写真を現像に出して、施設内に張り出して保護者の希望を聞いて、集金して、希望枚数現像依頼を出して、出来上がった写真を希望者に手渡しするという作業をしていました。文章にするとあっという間ですが、実際の業務に掛かる時間は、数日という形になります。

この写真販売の業務も販売代行システムを利用することで、写真を撮ってアップする作業だけで完了してしまいます。この作業時間を計算すると、実際写真をアップする時間だけで終了しますので数分というところです。今まで数日かかっていたことが数分で終了してしまうのです。またシステムの中には、写真撮影のカメラマン紹介というものもあったりしますので、それを利用すると写真撮影の手間まで省けるので実質時間をかけずに園内のイベント等の写真販売を行うことが可能になります。

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まとめ

以上5つの保育士の業務領域から、ICTシステムにおける業務効率化を見ていきましたがいかがでしょか?この5つの業務以外にも保育士の仕事というのは多岐にわたるかと思います。しかし上記5つの領域での業務を、半分もしくはそれ以上に時間短縮をできるとしたらどうでしょうか?保育士の離職率を抑えることができるだけでなく、ICTを導入することで業務時間短縮でき、余白の時間でより良い保育の為にということを考える時間ができるのではないでしょうか。今まで特にICT化に関して興味の無かった方も、このICTキッズで、貴方の園にあったICTシステムを探してみてはいかがでしょうか?